出張旅費規程の作り方は?具体的な手順や注意点についても解説!

カテゴリー:

公開日:2025年7月

更新日:2025年7月7日

出張にかかる費用を正しく管理し、税務上も安心できる環境を整えるためには、旅費規程をしっかりと整備することが欠かせません。しかし、いざ旅費規程の作り方を考えると「何をどこまで決めればいいのか」「どんな手順で進めればいいのか」と迷う方も多いでしょう。

この記事では、出張旅費規程とは何かという基本から、具体的な旅費規程の作り方の手順、実際に押さえるべき記載項目や相場感、作成時のポイントや注意点までわかりやすく解説します。正しい旅費規程の作り方を理解し、無駄なくトラブルのない出張管理を実現しましょう。

目次

  1. 出張旅費規程とは
  2. 旅費規程の作り方
    1. 旅費規程の作り方①:目的を定義する
    2. 旅費規程の作り方②:範囲を決める
    3. 旅費規程の作り方③:出張の定義を決める
  3. 旅費規程の記載項目
    1. 旅費規程の記載項目①:出張の定義を明記する
    2. 旅費規程の記載項目②:出張中の勤務時間の扱いを定める
    3. 旅費規程の記載項目③:出張旅費の内訳を具体化する
    4. 旅費規程の記載項目④:出張旅費の金額を設定する
    5. 旅費規程の記載項目⑤:出張旅費の清算方法を決める
    6. 旅費規程の記載項目⑥:緊急時の対応を規定する
  4. 旅費規程の作り方のポイント
    1. 旅費規程の作り方のポイント①:具体的なルールを決定する
    2. 旅費規程の作り方のポイント②:日当料金を設定する
    3. 旅費規程の作り方のポイント③:全社員に周知する
    4. 旅費規程の作り方のポイント④:株主総会決議を行う
    5. 旅費規程の作り方のポイント⑤:設定金額を定期的に見直す
  5. 旅費規程の作り方における注意点
    1. 旅費規程の作り方における注意点①:従業員にも一律で適用する
    2. 旅費規程の作り方における注意点②:日当は常識的な金額に設定する
    3. 旅費規程の作り方における注意点③:日帰りと宿泊で基準を分ける
    4. 旅費規程の作り方における注意点④:交通費・宿泊費も明確に定める
    5. 旅費規程の作り方における注意点⑤:出張報告書を作成する
  6. まとめ

出張旅費規程とは

出張にかかる費用を明確に定めるのが旅費規程です。旅費規程は就業規則の一部として扱われ、従業員が安心して出張できるように、交通費、食事代、宿泊費、接待費など出張にかかる費用の支給範囲や対象、申請方法、精算方法を詳しく定めます。

SoVa税理士ガイド編集部

適切な旅費規程を整備することで、出張経費のトラブルを防ぐことができます。

旅費規程は就業規則の一部であるため、旅費規程の作り方としては、作成・変更した場合は所管の労働基準監督署へ届け出る必要があります。旅費規程の作り方では、労働組合や従業員の過半数の同意は原則不要ですが、従業員代表の意見を聴取することが求められます。

旅費規程の作り方に関するおすすめ記事

一般的な旅費規程の作り方としては、就業規則本体には適用範囲を記載し、具体的な費用内容や手続きを詳細にまとめた旅費規程を別規程として作成する方法が多く採用されています。旅費規程の作り方には決まった様式はありませんが、就業規則の形式と統一感を持たせるのが良いでしょう。

旅費規程の作り方

まずは、旅費規程の作り方として、以下の3つの手順を踏むことが基本です。具体的な旅費規程の作り方を作成例を挙げながら説明しましょう。

旅費規程の作り方①:目的を定義する

旅費規程の作り方では、まず目的をしっかり定義することが基本です。出張旅費規程を作成する際は、会社の就業規則の一部として位置づけ、旅費規程としてのルールを明記することが大切です。

例:「この旅費規程は、役員または社員が社命により出張する場合の手続きおよび旅費に関して定めるものである」「就業規則第〇〇条に基づき」といった文言を含めると、わかりやすい旅費規程の作り方になります。

旅費規程の作り方②:範囲を決める

次に、旅費規程の作り方で重要なのが、適用範囲の設定です。

SoVa税理士お探しガイド編集部

出張旅費規程は原則として全社員を対象とするのが一般的ですが、旅費規程の作り方として、どの範囲まで出張旅費を経費算入できるかを具体的に記載する必要があります。

例1:「本旅費規程は、会社に勤務する全社員に対して適用する」
パートや準社員などの非正規雇用社員も出張する可能性がある場合、旅費規程の作り方ではその点も明確にしておきましょう。

例2:「正社員以外の者であっても、所属長の承認を得ている場合は本旅費規程に沿って処理できる。」

SoVa税理士ガイド編集部

旅費規程の作り方についてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事もご参照ください。

おすすめ記事:出張旅費規程の作り方!必要な理由や記載する項目など例文を使って解説

旅費規程の作り方③:出張の定義を決める

最後に、旅費規程の作り方では出張の定義を明確にすることも必要です。多くの場合、移動距離を基準にして出張を定義しますが、転勤に伴う「転勤旅費」を含めるケースもあります。

例:「勤務地を起点として、おおむね100km以内を『近出張』、それ以上を『遠出張』とする」といった具体的な定義を記載すると、実務でも混乱のない旅費規程の作り方になります。

旅費規程の記載項目

ここでは、実際に旅費規程の作り方を進める際に、旅費規程にどのような項目を記載すべきかを紹介します。適切な旅費規程の作り方を理解し、自社の業務形態に合わせて必要な要素を整理しておくことは、無駄なトラブルを防ぎ、出張にかかる費用を正しく管理するために欠かせません。一般的な記載項目を参考に、自社に合った旅費規程の作り方を進めましょう。

旅費規程の作り方に関するおすすめ記事:出張経費規程とは?作成目的や平均相場を解説

旅費規程の記載項目①:出張の定義を明記する

旅費規程の作り方では、まずどのような場合に出張旅費の支給対象となるのかを明確に定義することが大切です。旅費規程に「片道100kmを上回る場合を出張と定義し、これを下回る場合は外出として出張手当を支給しない」といった内容を盛り込むのが一般的な作り方です。

旅費規程の記載項目②:出張中の勤務時間の扱いを定める

旅費規程の作り方では、出張中の勤務時間の取扱いについても必ず記載しましょう。旅費規程に「出張中は所定労働時間分勤務したこととみなす」と明記することで、勤怠管理を円滑にすることが旅費規程の適切な作り方です。

旅費規程の作り方に関するおすすめ記事

旅費規程の記載項目③:出張旅費の内訳を具体化する

次に、旅費規程の作り方として、どの費用が出張旅費に含まれるかを細かく定義します。旅費規程には宿泊費、交通費はもちろん、出張中の食費や通信費、そして日当についても含めることが多いです。必要に応じて業務形態に合わせて旅費規程を調整する作り方がポイントです。

旅費規程の記載項目④:出張旅費の金額を設定する

旅費規程の作り方で大切なのは、出張旅費の基準額を相場に基づいて規定することです。役職ごとに旅費規程で金額に差を設ける作り方も一般的です。さらに新幹線のグリーン車や飛行機のビジネスクラスの利用条件も、旅費規程でルール化しておくのが良い作り方です。

旅費規程の記載項目⑤:出張旅費の清算方法を決める

旅費規程の作り方では、出張旅費の清算方法を具体的に示すことも重要です。旅費規程には旅費精算書の提出期限や、領収書の添付義務についても明記します。明確な清算ルールを設けるのがトラブル防止につながる旅費規程の作り方です。

旅費規程の記載項目⑥:緊急時の対応を規定する

最後に、旅費規程の作り方として、急な予定変更や自然災害などの緊急時の対応を忘れずに盛り込みましょう。

旅費規程の作り方はここがポイント!

税理士_依頼_おすすめのポイント

特に海外出張では、旅費規程に保険加入の必要性を含めるのが安心できる旅費規程の作り方です。

旅費規程の作り方のポイント

出張日当を支給するためには、タイトルの通り旅費規程を作成する必要があります。ここでは旅費規程の作り方のポイントを解説します。記事後半で旅費規程のサンプルも示しておりますので、これらを参考にしながら自社に合った旅費規程の作り方を進めてください。

旅費規程の作り方のポイント①:具体的なルールを決定する

旅費規程の作り方で最初に重要なのは、支給に関する具体的なルールを定めることです。旅費規程を作成する際は、役職ごとの日帰り・宿泊・国内外別の金額を明記し、役員だけでなく従業員も含めて全員が対象となる適用範囲を定めます。

また、出張報告書の提出義務や管理部門の役割、旅費精算方法なども盛り込むことが適切な旅費規程の作り方のポイントです。

旅費規程の作り方のポイント②:日当料金を設定する

旅費規程の作り方では、日当料金の設定方法も大切です。

旅費規程の作り方はここがポイント!

税理士_依頼_おすすめのポイント

実費精算と日当支給を比較した場合、日当として支給する方が節税効果が高く、一般的な旅費規程の作り方として多く採用されています。

コスト削減と手続きの効率化を両立できるよう、旅費規程の中で日当の支給方法をしっかりと決めておきましょう。

旅費規程の作り方のポイント③:全社員に周知する

旅費規程の作り方では、作った旅費規程を全社員に周知することが欠かせません。税法上、旅費規程は一部の役員だけでなく全社員に適用しなければなりません。従業員がいる場合は、不公平感が生まれないように旅費規程の内容を全員に伝え、稟議フローや日当の管理部門の役割を明確にしておくのが適切な旅費規程の作り方です。

旅費規程の作り方に関するおすすめ記事:中小企業こそ活用すべき旅費規程の節税|作成ポイント、注意点を解説

旅費規程の作り方のポイント④:株主総会決議を行う

旅費規程の作り方で忘れてはいけないのが、株主総会での決議です。旅費規程は会社規程であり、株式会社の決議事項ですので、作成しただけでは効力を発揮しません。旅費規程の作り方としては、株主総会を必ず開催し、議事録を残すことが必要です。

SoVa税理士お探しガイド編集部

旅費規程の作り方に関ついてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事もご参照ください。

おすすめ記事:出張旅費規程の作り方を解説!費用の相場やサンプル文面もご紹介

旅費規程の作り方のポイント⑤:設定金額を定期的に見直す

最後に、旅費規程の作り方として支給金額を定期的に見直すことも重要です。税務調査で旅費規程の支給額が高すぎると判断されると、損金算入が認められないリスクがあります。適切な金額に設定し、その根拠を明確にしておくことが、適正な旅費規程の作り方の大切なポイントです。

旅費規程の作り方における注意点

ここでは、適切な旅費規程の作り方を進める際に押さえておくべき注意点を紹介します。せっかく作成した旅費規程も、内容が不十分だったり作り方に抜け漏れがあると、税務調査で否認されたりトラブルにつながる可能性があります。基本的な考え方を理解し、正しい旅費規程の作り方で自社に合ったルールを整備しましょう。

旅費規程の作り方における注意点①:従業員にも一律で適用する

旅費規程の作り方で最も重要なのは、旅費規程の対象を全従業員に一律で適用することです。

旅費規程の作り方で気をつけておきたい注意点

税理士
        _依頼_おすすめの注意点

役職ごとに支給金額を変えることは可能ですが、役員だけが旅費規程を使える仕組みはNGです。全社員に公平に適用することが正しい旅費規程の作り方の基本です。

旅費規程の作り方における注意点②:日当は常識的な金額に設定する

旅費規程の作り方では、日当の金額を常識の範囲内に収めることが大切です。同業種・同規模の他社と比べて極端に高額にならないように、信頼できる調査データを参考にするのも良い旅費規程の作り方です。

例えば「産労総合研究所」の調査結果などを活用しましょう。たとえ社長1人の会社でも、役職ごとに日当を区分しておくのが無難な旅費規程の作り方です。

旅費規程の作り方における注意点③:日帰りと宿泊で基準を分ける

旅費規程の作り方として、日帰り出張と宿泊を伴う出張では費用が異なるため、基準を分けて設定することが望ましいです。実際の出張費の違いを踏まえたルールを設けることが、実旅費規程の作り方における

旅費規程の作り方における注意点④:交通費・宿泊費も明確に定める

交通費や宿泊費の扱いも、旅費規程の作り方の重要ポイントです。実費精算と定額精算のどちらにするかを決め、領収書の取扱いも明文化しましょう。

旅費規程の作り方に関するおすすめ記事

また、役職ごとにグリーン車や宿泊費の上限額を変えるなど、差をつけることも正しい旅費規程の作り方として有効です。

旅費規程の作り方における注意点⑤:出張報告書を作成する

最後に、旅費規程の作り方として忘れてはいけないのが「出張報告書」の作成です。日当は領収書が不要なので、税務署への証拠として出張報告書を残しておくのが適切な旅費規程の作り方です。出張先、目的、日程、交通手段や費用、宿泊費、日当の金額など必要事項を記録しましょう。

まとめ

出張に関するコストを適切に管理するためには、しっかりとした旅費規程の作り方を理解し、自社に合ったルールを整備することが大切です。

SoVa税理士ガイド編集部

今回ご紹介した通り、旅費規程は単に作成すれば良いわけではなく、全従業員への公平な適用、日当や交通費の適正な設定、出張報告書の活用など、細かなポイントを押さえた作り方が必要です。

正しい旅費規程の作り方を押さえれば、税務調査のリスクも減り、従業員が安心して出張できる環境を整えることができます。ぜひこの記事を参考に、あなたの会社に合った旅費規程の作り方を進めてみてください。

旅費規程の作り方に関するおすすめ記事:出張旅費規程を作れば節税できる?メリットと注意点【サンプル付き】

税理士を探すのが大変と感じた方

Feature

会計事務所SoVaの特徴

sova_point

専門家の窓口は1つに

税理士業務だけでなく
社労士業務も対応しています

sova

会計ソフト記帳

会計ソフト記帳

年末調整

年末調整

税務相談

税務相談

給与計算

給与計算

従業員入社

従業員入社

登記申請

登記申請

節税アドバイス

節税アドバイス

補助金アドバイス

補助金
アドバイス

経費削減アドバイス

経費削減
アドバイス

一般的な税理士

会計ソフト記帳

会計ソフト記帳

年末調整

年末調整

税務相談

税務相談

※士業の独占業務に該当するものは、SoVa提携士業と協業して対応します

sova_point

税理士業務+社労士業務で、価格はそのまま

一般的な税理士と
同水準の価格で依頼できます

〜5名規模

〜10名規模

〜20名規模

〜30名規模

¥29,800/月(税抜)~

※士業の独占業務に該当するものは、SoVa提携士業と協業して対応します

経理・人事労務などの難しい作業はまるっと解決して
ビジネスに集中しましょう