入社時に必要な社会保険の手続きとは？期限や遅れた場合の対応についても解説！

従業員を採用した際には、入社手続きの一環として社会保険の加入手続きを含む各種手続きを行う必要があります。

入社手続きの中には、社会保険の加入や各種届け出など、期限が設けられているものがあり、期限までに完了しないと新入社員の労働環境や生活に支障をきたす可能性があります。そのため、採用が決まったら速やかに入社手続きを進めることが重要です。

今回は、入社手続きをいつまでに完了させるべきか、社会保険の手続きを怠った場合のリスク、さらに手続きが遅れた場合の対処法について詳しく解説します。

入社手続きや社会保険に関する疑問を解決できる内容となっているので、ぜひ参考にしてみてください。

入社時の社会保険手続きで必要な書類

入社手続きの中で特に重要な社会保険の手続きには、以下の書類が必要になります。

社会保険の手続きでは、入社する新入社員の配偶者の有無や世帯構成によって提出すべき書類の種類や数が異なるため、注意が必要です。

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入社時の社会保険手続きで必要な書類①：健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届

入社に伴い、新入社員が社会保険へ加入する際に必要な手続きです。この書類は企業側で作成・提出する必要があり、社員本人が準備する必要はありません。

SoVa税理士ガイド編集部

一般的に入社手続きを進めた後、健康保険証が新入社員の手元に届くまで10日以上かかるため、社員の希望があれば年金事務所から「健康保険被保険者資格証明書」を発行してもらうとよいでしょう。

入社時の社会保険手続きで必要な書類②：健康保険被扶養者（異動）届

入社手続きの一環として、新入社員に配偶者や子どもなどの被扶養者がいる場合、社会保険の適用を受けるために必要な書類です。

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入社時の社会保険手続きで必要な書類③：国民年金第3号被保険者資格取得・種別変更・種別確認（3号該当）届

新入社員の配偶者が国民年金の第3号被保険者に該当する場合に必要な社会保険手続きです。第3号被保険者とは、日本国内に住む20歳以上60歳未満の方で、主に年収130万円未満の配偶者が対象となります。

入社に際しての社会保険の手続きを適切に行うことで、新入社員が安心して勤務を開始できるようになります。入社後の手続きをスムーズに進めるためにも、必要書類を事前に確認し、迅速に対応することが大切です。

入社に伴う社会保険の加入基準と手続き

入社手続きの重要なステップとして、社会保険の加入手続きを適切に進めることが求められます。社会保険には、健康保険・厚生年金・介護保険が含まれ、基本的にすべてセットで加入する必要があります。

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ただし、厚生年金は70歳未満の従業員のみが加入対象となるため、70歳以上の新入社員については健康保険と介護保険のみの加入手続きが必要です。

会社の社会保険適用基準と入社手続き

社会保険の適用を受ける事業所は、「適用事業所」として分類され、以下の2種類に分けられます。

1. 強制適用事業所（社会保険の加入手続きが必須）

強制適用事業所では、事業主や従業員の意向に関係なく、社会保険への加入手続きが義務付けられています。以下の事業所が該当します。

• 常時5人以上の従業員を使用する事業所（飲食業・理美容業・農林漁業などの一部業種を除く）
  
• 事業主を含めて従業員が1人以上いる法人の事業所
  
• 国や地方公共団体の事業所
  

2. 任意適用事業所（社会保険の加入手続きを申請可能）

任意適用事業所は、事業主が申請し、厚生労働大臣（日本年金機構）の認可を受けることで、社会保険の加入手続きを行う事業所です。なお、任意適用事業所では、健康保険・厚生年金のいずれか片方のみの加入も可能です。

従業員の社会保険加入基準と入社時の手続き

SoVa税理士お探しガイド編集部

新入社員が社会保険に加入する基準は、「一般労働者」と「短時間労働者」に分かれています。入社手続きの際には、従業員の労働条件を確認し、適切に手続きを進めましょう。

入社時の社会保険手続きを適切に進めることで、新入社員が安心して勤務を開始できる環境を整えることができます。

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入社時の社会保険の加入手続き方法

新入社員を雇用した際には、入社手続きの一環として、社会保険の加入手続きを速やかに行う必要があります。具体的には、以下の手順で手続きを進めます。

STEP①：入社から5日以内に「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を年金事務所または事務センターへ提出する。
STEP②：全国健康保険協会（協会けんぽ）以外の健康保険組合に加入する場合は、各健康保険組合で別途手続きを行う。
STEP③：電子申請の場合は「e-Gov」または「e-Gov」と連携したシステムを利用して申請を行う。

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入社時に適切な社会保険の手続きを行うことで、新入社員が円滑に社会保険の保障を受けられるようになります。事業主は、必要な手続きを早めに進め、従業員の社会保険加入を確実に完了させましょう。

入社時の社会保険手続きが遅れた場合のリスクと対応策

入社手続きの一環として行う社会保険の加入手続きが遅れると、事業主に対して、入社日から適用されるべき社会保険料をさかのぼって請求されることになります。

入社時の社会保険手続きにおける気をつけておきたい注意点

さらに、手続きの遅延に正当な理由がないと判断された場合、本来の2倍の保険料を追徴される可能性があります。

そのため、入社手続きの段階で速やかに社会保険の手続きを行うことが重要です。

社会保険の手続きが遅れた場合の対応①：社会保険加入の遅れに気づいたら、早急に手続きを行う

入社手続きの遅れに気づいた際には、「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」をすぐに年金事務所または事務センターへ提出しましょう。合わせて、手続きの遅延理由を記載した「遅延理由書」の提出も求められる場合があります。

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社会保険の手続きが遅れた場合の対応②：社会保険証がない期間の医療費の対応

入社後の手続きが完了するまでの間、健康保険証が未発行の状態で医療機関を受診すると、医療費が全額自己負担となります。しかし、後日「療養費支給申請書」を提出することで、社会保険の適用分が払い戻されるため、忘れずに手続きを行いましょう。

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まとめ

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入社手続きでは、社会保険の加入手続きを速やかに行うことが重要です。手続きが遅れると、事業主は未納期間の保険料をさかのぼって請求されるだけでなく、正当な理由がなければ2倍の保険料を追徴される可能性があります。

入社時の社会保険手続きにおけるここがポイント！

遅れに気づいた場合は、速やかに「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」と「遅延理由書」を提出する必要があります。

また、保険証が未発行の期間に医療機関を受診すると全額自己負担となりますが、「療養費支給申請書」を提出すれば払い戻しを受けられます。こうしたリスクを避けるためにも、入社時の社会保険の手続きを確実に進めることが求められます。