社会保険料を徴収ミスした際の対応は？解決法や防止策を解説！
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公開日：2024年9月
更新日：2024年10月17日
社会保険料の計算には高い専門知識が求められ、さらにその徴収手続きも複雑なため、払い過ぎや不足といったミスが発生しやすいのが実情です。担当者の中には、社会保険料の徴収ミスや払い過ぎが起こった際の対処法に悩んだ経験がある方も多いのではないでしょうか。
たとえば、「社会保険料の払い過ぎや不足分は会社が負担すべきなのか？」や「徴収ミスが発生した場合の修正方法は？」など、さまざまな疑問が生じることもあるかもしれません。
本記事では、社会保険料の徴収ミスや払い過ぎが発生した際の対処方法、会社が負担する必要があるかどうか、またミスを防止するための対策について詳しく解説します。社会保険料に関するトラブルを未然に防ぐためにも、払い過ぎや徴収ミスに対して適切な対応ができるよう、ぜひ最後までお読みください。
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目次
社会保険料の徴収ミスが起こる原因とは？
社会保険料の徴収ミスが発生する主な原因は、大きく分けて次の2点です。それぞれの原因について、以下で詳しく説明します。
徴収ミスが起こる原因①：社会保険料の計算における徴収ミス
まず考えられる原因の一つは、社会保険料の計算における徴収ミスです。社会保険料は、標準報酬月額に保険料率を掛け合わせた額を、会社と従業員が半分ずつ負担する仕組みです。もし、標準報酬月額や保険料率のどちらかに誤りがあれば、徴収ミスが発生してしまいます。
標準報酬月額は、4月から6月の給与の平均額をもとに算出されます。この標準報酬月額は9月から翌年の8月まで、社会保険料の計算基準として使用されるため、計算ミスがあれば徴収ミスの影響は長期間に及ぶでしょう。
社会保険料の徴収ミスに関する注意点
さらに、年金事務所に提出した標準報酬月額算定基礎届に誤りがあった場合は、訂正して再提出する必要があります。
徴収ミスが起こる原因②：従業員からの徴収金額のミス
社会保険料自体は正しく計算されているものの、従業員からの徴収金額でミスが発生する場合もあります。
従業員が負担する社会保険料は、毎月の給与から差し引かれて徴収されます。徴収額が多ければ過徴収、少なければ徴収不足となり、その差額の清算が必要です。
標準報酬月額が正しく算出されていたにもかかわらず社会保険料の徴収ミスが発生した場合は、会社と従業員の間で対応が行われます。ただし、年末調整後に徴収ミスが発覚した場合は、年末調整や確定申告の再手続きが求められるため、十分な注意が必要です。
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社会保険料を徴収ミスした場合の対応手順
社会保険料の徴収ミスが発覚した場合、次の4つのステップで対応します。徴収ミスによる問題が大きくならないよう、適切かつ迅速な対応を心掛けましょう。
徴収ミスした場合の対応手順①：迅速に従業員に謝罪する
社会保険料の徴収ミスが発覚した際には、できるだけ早く従業員に謝罪をしましょう。徴収ミスがあったにもかかわらず、適切な説明がなされなければ、従業員との信頼関係に影響が出る可能性があります。
社会保険料の徴収ミスは、「計算ミス」と「徴収ミス」の2つが主な原因です。従業員には、不足額の精算や給与明細の再発行などの手続きを案内する必要があります。
謝罪の際には、どの部分で徴収ミスが生じたのか、過不足分の精算方法を詳しく説明することが大切です。これにより、従業員に誠実さを伝え、安心感を与えることができます。
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徴収ミスした場合の対応手順②：正しい社会保険料を再計算する
社会保険料の徴収ミスがあった部分を修正し、正しい社会保険料を再計算しましょう。その後、修正後の給与明細を再発行します。
社会保険料は「標準報酬月額 × 保険料率」で計算されます。標準報酬月額に誤りがあった場合には、年金事務所に「被保険者報酬月額算定基礎届」の再提出や「月額変更届」の提出が必要になることがありますので、十分な注意が必要です。
事業者は法律に基づき、従業員に正しい給与明細を発行する義務があります。
SoVa税理士お探しガイド編集部
再計算後は、速やかに修正された給与明細を発行しましょう。
徴収ミスした場合の対応手順③：過不足分の精算を行う
正確な社会保険料が算出されたら、過不足分を精算します。
徴収額が多かった場合は従業員に返金し、不足していた場合は追加で徴収します。精算時には、事前に過不足金の精算方法を従業員に説明することが重要です。特に不足分の追加徴収を行う際には、適切な説明がなければ信頼を損ねる可能性があるので、十分な注意を払いましょう。
徴収ミスした場合の対応手順④：必要に応じて会社が負担する
不足分がある場合、必ずしも従業員に追加で徴収するのではなく、会社がその負担を引き受ける方法もあります。
社会保険料は本来、従業員と会社が折半して負担するものですが、会社が不足分を負担する際には、従業員の社会保険料負担額を会社が立て替えて納付することになります。ただし、この場合、従業員の負担分を会社が支払うことで、課税対象となる可能性があるため、注意が必要です。
また、年末調整では、この負担分を給与の一部として計上し、所得税を正しく計算する必要があります。経理処理としては「法定福利費」として計上するのが一般的です。
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社会保険料の徴収ミスの清算方法
社会保険料の徴収ミスが判明した場合、次の3つの清算方法があります。それぞれの方法を、どのような状況で選択すべきか、具体的に解説します。
徴収ミスの清算方法①：当月中に清算する
社会保険料の徴収額に過不足があった場合、可能であれば当月中に現金で清算するのが理想です。賃金支払いの基本原則である労働基準法第24条を守るため、迅速な対応が求められます。
労働基準法第24条に記されている「賃金支払いの5原則」とは、以下の内容を指します。
- 通貨払いの原則
- 直接払いの原則
- 全額払いの原則
- 毎月1回以上払いの原則
- 一定期日払いの原則
過不足分の清算を遅らせることは、全額払いや一定期日払いの原則に違反しているとみなされる可能性があります。そのため、できる限り当月中に現金で返金または追加徴収を行い、迅速に精算しましょう。
ただし、現金での清算を行う際は、給与計算システム内の社会保険料項目も適切に修正することが必要です。
社会保険料の徴収ミスに関する注意点
この修正を怠ると、後々の年末調整時に所得税額の計算に影響が出る可能性があるので注意が必要です。
徴収ミスの清算方法②：翌月以降の給与で清算する
当月中に清算が難しい場合、翌月以降の給与で精算するのが現実的です。過不足があった分を次月以降の給与控除で調整する方法です。
この場合、必ず「社会保険料」の項目で清算するようにしましょう。「その他」など別の項目で処理してしまうと、年末調整時に所得税の計算で不整合が生じる恐れがあるため、注意が必要です。
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徴収ミスの清算方法③：年末調整で清算する
翌月までに清算できない場合や、過不足の金額が大きい場合は、年末調整で清算することも選択肢となります。
社会保険料は翌月末までに納付が必要ですが、徴収ミスが翌月末を過ぎて判明した場合には、年末調整で清算するのが適切です。また、標準報酬月額の計算ミスにより大きな徴収ミスが発生した際も、年末調整で精算する方法が適しています。
ただし、年末調整で清算する場合でも、あらかじめ従業員に過不足分の詳細や清算のタイミングについて説明を行い、了承を得ることが大切です。
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退職者の社会保険料で徴収ミスが発覚したら？
退職者に関しては、退職月の社会保険料納付が不要となるため、対応に注意が必要です。
退職者に対する徴収ミスの対応は、基本的に現職の従業員と同様です。まず、該当者に謝罪と説明を行い、正しい社会保険料を再計算して過不足を清算します。
ただし、退職者の場合、過不足金の清算は現金のみで行います。徴収ミスが少額であれば、会社側で負担することも可能ですが、年末調整時の処理には慎重な対応が求められます。
社会保険料の徴収ミスは、所得税の計算にも影響を与えるため、対応が必要です。主に以下の2つのケースで対応が異なります。それぞれのケースにおける具体的な対応について解説します。
当年の社会保険料を徴収ミスした場合
当年の社会保険料で徴収ミスが発生した場合、過不足を清算すれば年末調整で正確な所得税を計算することが可能です。
社会保険料は毎月給与から控除されますが、控除額が多ければ給与は減り、その結果所得税も少なくなります。年末調整を行った後であっても、1月31日までに修正した源泉徴収票を再提出すれば問題ありません。そのため、社会保険料の徴収ミスが判明した場合は、できる限り当年内に精算を済ませましょう。
過年度の社会保険料を徴収ミスした場合
年末調整の期限を過ぎてから過年度の社会保険料の徴収ミスが判明した場合、従業員が確定申告を行っているなら、修正申告が必要になります。
税務署に対して源泉徴収の義務を負うのは事業主であり、従業員ではありません。そのため、徴収額が不足していた場合、事業主が不足分を税務署に納付する必要があります。
SoVa税理士お探しガイド編集部
一方、過納付となっている場合は、税務署に対して還付請求を行い、差額を返還してもらう手続きを進めましょう。
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社会保険料の徴収ミスを起こさないための防止策
社会保険料の徴収ミスは、従業員の手取り額に影響を与えるだけでなく、年末調整や確定申告にも波及します。社会保険料の計算ミスは、控除額の誤りにつながり、その結果として所得税の計算にも誤差が生じる可能性があります。
ミスを防ぐためには、まず社会保険料の基礎となる標準報酬月額を正確に算出することが重要です。標準報酬月額は1年間有効であるため、計算を誤ると影響が大きくなります。正確に計算し届出を行うよう心掛けましょう。
さらに、標準報酬月額の計算が正確でも、控除額にミスが生じることもあります。社会保険料は会社と従業員が折半で負担するため、従業員からの徴収額の2倍が保険料納入告知書に記載された金額と一致していることを確認する必要があります。また、定時決定で確定した標準報酬月額が、正しく給与計算システムに反映されているかを確認することも欠かせません。定時決定や、給与が大きく変動した際の随時改定後に、社会保険料が正しく変更されているかもチェックしましょう。
社会保険料の徴収ミスが起きた場合、会社と従業員の間で清算を行うだけでなく、場合によっては年末調整のやり直しや、確定申告・修正申告が必要になることもあります。ミスを防ぐため、事前のチェックを徹底しましょう。
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まとめ
社会保険料の計算は複雑な工程が多いため、払い過ぎや不足といった徴収ミスが発生しやすい作業の一つです。万が一、社会保険料の払い過ぎや徴収不足が発生した場合は、従業員に謝罪し、正確に再計算したうえで過不足を清算することが求められます。
基本的には、払い過ぎや不足分の清算は当月中に完了させることが理想ですが、状況に応じて翌月の給与で調整したり、年末調整で対応することも可能です。場合によっては、会社が払い過ぎ分を負担する選択肢もあります。ただし、年度をまたいでしまうと年末調整や確定申告の修正が必要となるため、できる限り当年中に払い過ぎの清算や調整を終えるようにしましょう。
また、社会保険料の払い過ぎや不足といった徴収ミスを未然に防ぐためには、チェック体制を強化し、計算を余裕を持って進められるようスケジュールを管理することが重要です。さらに、計算ミスを防止するために、専用のツールやシステムを導入することも効果的です。払い過ぎなどのミスを防ぐ体制を整え、従業員との信頼関係を守りましょう。
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