立て替えた経費の精算方法は？手順や注意点も解説！

業務の中で発生する経費を従業員が一時的に立て替えることは、日常的に起こりうるケースです。たとえば、交通費や出張費、取引先との打ち合わせにかかる費用など、さまざまな場面で立て替えが発生します。こうした立て替えに対して、適切に精算を行わないと、従業員の負担が増えたり、経理処理が煩雑になったりする可能性があります。

この記事では、立て替え精算が発生する具体的なケースから、精算手順、仕訳方法、注意点までをわかりやすく解説します。また、立て替え精算を効率化するための工夫についても紹介するので、経理担当者やマネジメント層の方はぜひ参考にしてください。

立て替え精算が生じるケース

立て替え払いを利用できる経費の種類に明確な制限はありませんが、実際には交通費や出張費、日常業務における少額の支払いで立て替えが発生しやすく、従業員による立て替え精算が日常的に行われています。

ここでは、どのような費用で立て替え払いと精算が行われやすいか、代表的な例を見ていきましょう。

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立て替え精算が生じるケース①：交通費

交通費は、取引先との打ち合わせや営業活動など、業務上の移動にかかる費用であり、立て替えが頻繁に発生する項目です。具体的には、電車代、バス代、タクシー代、ガソリン代、駐車場代などが含まれ、従業員が一時的に立て替えて支払い、業務終了後に精算手続きを行うのが一般的な流れです。

SoVa税理士ガイド編集部

このような日常的な移動に伴う立て替えは金額は少額でも回数が多く、精算処理の煩雑さに注意が必要です。

立て替え精算が生じるケース②：出張費

出張にかかる費用、いわゆる出張費（旅費）も立て替えの対象となります。交通費の中でも長距離移動にかかる新幹線代や航空券代、現地での交通費、宿泊費、日当などが含まれます。

出張費は一度の立て替え金額が高額になるケースも多いため、立て替えではなく、事前に仮払いを行い、出張後に精算する運用が推奨されることもあります。仮払いによって従業員の立て替え負担を軽減し、精算の効率化も図ることができます。

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立て替え精算が生じるケース③：その他の業務経費

事務用品などの消耗品購入費、郵送時の切手代、カフェでの打ち合わせにかかる飲食費、取引先への手土産など、業務に関連した日常的な経費についても立て替え払いが生じやすいです。

これらの立て替えは1回あたりの金額は小さいものの、回数が重なることで従業員の立て替え負担が増し、精算処理も煩雑になる可能性があります。頻繁に発生する立て替えについては、効率的な精算ルールや簡易な申請フローを整備することが望まれます。

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立て替えた経費を精算する手順

立て替え経費の精算は、業務上の必要に応じて従業員が費用を一時的に立て替えることで発生します。立て替え精算の基本的な流れは共通していますが、企業ごとに精算ルールが異なる場合もあるため、事前に確認しておくことが重要です。

精算の手順①：従業員が立て替え経費を申請する

業務の中で発生する交通費や物品購入費などを、従業員が個人で立て替えることがあります。こうした立て替えに対しては、領収書やレシートなどの証憑を必ず保管し、立て替えた支出の内容を明確にしておく必要があります。

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立て替えが発生した場合、従業員は経費精算書や立て替え申請書に必要事項を記入し、証憑を添付して所定の期限までに会社へ立て替え精算の申請を行います。

精算の手順②：上長が立て替え経費の内容を承認する

提出された立て替え精算書や領収書は、上司や管理者によって内容が確認されます。不備や不適切な立て替え経費がある場合は差し戻しとなり、申請者が修正対応することになります。承認が下りた立て替え経費については、経理担当者が内容を確認し、適切な勘定科目で仕訳を行います。

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精算の手順③：立て替え精算金の支払いを行う

立て替えが承認された後、会社は従業員に対して精算金を支払います。この支払い処理と同時に、経理部門では未払金や現金、普通預金などの勘定科目を用いて立て替え精算の仕訳処理を行います。

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なお、立て替え精算の支払タイミングや方法は、会社の制度によって異なるため、自社のルールに沿って対応することが求められます。

立て替えた際の精算における注意点

立て替え精算は業務上頻繁に発生し、その都度、立て替えを行った従業員と精算処理を行う経理担当者の双方にとって手間がかかり、業務負担となりやすい傾向があります。

ここでは、立て替え精算に関する業務の効率化と負担軽減を図るための注意点について解説します。

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注意点①：立て替え精算のルールを明確にする

立て替え精算業務を円滑に進めるためには、立て替えと精算に関する社内ルールを明確にしておくことが不可欠です。

ルールが不明確な場合、立て替え精算の書類不備や、立て替え対象外の経費申請が発生しやすくなり、精算処理にかかる時間が増える原因になります。結果として、立て替え精算に関与する全関係者の負担が大きくなります。

そのため、立て替え精算の対象経費、申請手順、必要書類、上限金額などのルールを整備し、立て替えを行う従業員に周知徹底することが重要です。

注意点②：立て替えの期限を設けて精算を効率化

立て替えた経費を適切に精算するには、立て替えの期限を明確に設定することが大切です。立て替え精算の期限が設定されていないと、精算が遅れ、経理担当者の月次処理が滞るなどの影響が出る可能性があります。

また、立て替えを行った従業員にとっても、時間が経つことで領収書を紛失したり、立て替えの内容が曖昧になるリスクがあります。

立て替え精算ではここがポイント！

立て替え精算を確実に進めるためには、例えば「立て替え日から1ヶ月以内に精算申請を行う」といった具体的な期限設定を設けると効果的です。

注意点③：高額な立て替え精算を避ける工夫を

特に出張や接待が多い職種では、高額な立て替え精算が発生しがちです。10万円以上の立て替えを従業員が一時的に負担することは、心理的・金銭的なストレスとなり、場合によっては離職要因にもなりかねません。

SoVa税理士ガイド編集部

こうした高額な立て替え精算の発生をできるだけ抑えるために、仮払制度や法人用クレジットカードの導入を検討するのも有効です。

事前に会社側が必要経費を支給することで、従業員による立て替えの負担を軽減し、精算処理も簡略化できます。

このように、立て替え精算にかかる負担を意識し、ルール整備や制度導入によって効率的な運用を目指すことが重要です。

立て替え精算を効率化するポイント

ここでは、立て替え経費の精算業務を効率よく行うための具体的な方法について解説します。

ポイント①：立て替えをなくすにはクレジットカードの活用が有効

従業員による立て替えを減らし、精算作業を簡素化する手段として、法人クレジットカードの導入が有効です。法人カードを使用すれば、従業員が業務に必要な支払いを立て替える必要がなくなり、立て替えに伴う精算申請そのものを削減できます。

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立て替えが不要になることで、精算書の作成や証憑の添付、承認フローといった手間を大幅に軽減でき、経理担当者の負担も減ります。さらに、カード利用明細を会計ソフトと自動で連携することにより、立て替え精算にかかる仕訳処理も効率化できます。

ポイント②：経費精算システムで立て替え精算を一元管理

立て替え経費の精算業務を効率化するもう一つの方法は、経費精算システムの導入です。立て替え経費に関する情報をシステム上で一括管理できるため、書類の作成、立て替え経費の申請、承認、仕訳といった一連の精算処理をシステム内で完結できます。

立て替え精算のここがポイント！

また、立て替え経費精算の申請や承認をインターネット経由で行えるため、リモートワークなど柔軟な働き方にも対応しやすくなります。

これにより、立て替えに伴う精算手続きをスムーズに行える環境を整えることが可能です。

まとめ

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立て替えた経費をスムーズに精算するためには、明確なルールと適切なフローの整備が欠かせません。

SoVa税理士お探しガイド編集部

日々の業務で立て替えが発生した際には、領収書の保管や期限内での精算申請を徹底することが重要です。

また、仕訳処理においても、立て替え精算に対応した勘定科目を正しく使い分ける必要があります。

さらに、法人クレジットカードの活用や経費精算システムの導入によって、立て替えそのものを減らし、精算業務の効率化を図ることも可能です。立て替え精算にかかる業務負担を軽減し、企業全体の経費管理の質を高めていきましょう。