入社手続きマニュアル＜会社側編＞　必要書類や手続きを解説！

従業員の入社に際しては、必要な手続きや書類が複数あります。会社側は、法律で定められた入社手続きに加え、企業独自の書類を準備する場合もあります。

本記事では、入社手続きとして会社側が実施すべきことや手続きの流れ、必要な書類についてわかりやすく解説します。会社側の担当者は、この記事内のチェックリストを参考にしながら、入社手続きの漏れや遅れがないよう万全の準備を整えましょう。

会社側が入社手続きで入社前に渡すべき書類

まず最初に、新入社員の入社初日までに会社側が準備し、配布すべき4つの入社手続きに関する書類について紹介します。

入社手続きで会社側が入社前に渡すべき書類①：採用通知書（内定通知書）

会社側は、内定者に対し、入社が決定したことを正式に通知するための採用通知書（内定通知書）を作成し、送付します。作成時には以下の項目を含めるようにしましょう。

• 新入社員の氏名
• 企業名および代表者氏名
• 入社日
• 入社までに準備する物
• 内定取り消し事由
• 人事連絡先

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入社手続きで会社側が入社前に渡すべき書類②：入社誓約書

入社手続きの一環として、新入社員に入社前に入社誓約書を配布し、署名・捺印の上、入社当日に提出してもらいます。

作成時には、以下の項目を含めましょう。

• 誓約内容（就業規則の遵守や倫理規定に関する同意）
• 日付
• 署名・捺印

入社手続きで会社側が入社前に渡すべき書類③：労働条件通知書

労働条件通知書は、法令に基づき会社側が新入社員に通知する必要がある重要な書類です。入社手続きの一部として、以下の項目を必ず記載しましょう。

• 労働契約の期間
• 就業場所
• 業務内容
• 始業終業時刻
• 所定時間外労働の有無
• 休憩時間/休暇
• 賃金の決定、計算および支払いの方法
• 賃金の締め日と支払いの時期
• 退職に関する事項

入社手続きで会社側が入社前に渡すべき書類④：雇用契約書

入社手続きの際に、雇用契約書を新入社員に配布し、署名・捺印の上、入社当日に提出してもらいます。

作成時には、以下の項目を含めましょう。

• 契約期間（入社日）
• 就業場所
• 賃金
• 想定残業時間
• 休日

SoVa税理士ガイド編集部

会社側は、これらの書類を適切に管理し、スムーズな入社手続きを行うことで、新入社員が安心して働ける環境を整えましょう！

会社側から入社手続きで新入社員に提出を依頼すべき書類

SoVa税理士お探しガイド編集部

入社前に内定者が準備する必要のある主なものは以下の通りです。会社側は、これらの手続きが円滑に進むよう、内定者に事前に通知を行い、準備を促しましょう。

会社側から入社手続きで新入社員に提出を依頼すべき書類①：雇用保険被保険者証番号

雇用保険被保険者証番号は、内定者が過去に雇用保険に加入していた場合、会社側はこの番号を確認するため、内定者に提出を求めます。もし内定者が紛失した場合、会社側はハローワークに確認依頼をし、再交付手続きについて内定者に案内します。

会社側から入社手続きで新入社員に提出を依頼すべき書類②：基礎年金番号

基礎年金番号は、内定者が社会保険の手続きを行う際に必要な番号です。会社側は、内定者が年金手帳または基礎年金番号通知書を提出できるよう、事前に指示を出します。年金手帳の交付が廃止された2022年以降、基礎年金番号通知書が新たに発行されることになります。

会社側から入社手続きで新入社員に提出を依頼すべき書類③：給与振込先の口座情報

内定者には、給与振込先の口座情報を提供してもらう必要があります。会社側は、内定者に銀行名や口座番号などを記入させる書類を用意し、正確な情報を提出させます。

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会社側から入社手続きで新入社員に提出を依頼すべき書類④：源泉徴収票

会社側は、前の会社を退職した年に入社する内定者に対して、源泉徴収票の提出を求めます。これにより、年末調整時に必要な税務手続きを進めます。

会社側が対応すべき入社手続きでここがポイント！

内定者は前職から交付された源泉徴収票を準備し、入社時に会社側に提出します。

会社側から入社手続きで新入社員に提出を依頼すべき書類⑤：マイナンバー

会社側は、内定者にマイナンバーを提供してもらうよう指示します。マイナンバーは、税金や社会保険の手続きに利用される重要な情報です。内定者は個人番号カードや住民票を確認することで、会社側に正しいマイナンバーを提供します。

会社側はこれらの入社手続きをスムーズに進めるため、内定者に必要書類を案内し、漏れなく準備させることが大切です。

会社側が新入社員の入社後に行うべき行政手続き

社員の入社後に必要な手続きとして、会社側が行うべき5つの行政手続きを説明します。特に社会保険や雇用保険の手続きには法定期限が定められており、会社側が遅延やミスを避けるためには、確実に対応することが重要です。

入社後に行うべき行政手続き①：社会保険の加入手続き

会社側は、社員の入社から5日以内に、所管の年金事務所や健康保険組合に対して社会保険加入の手続きを行わなければなりません。これには健康保険や厚生年金保険が含まれ、適切な加入手続きを怠ると罰則が発生する可能性があります。

会社側が対応すべき入社手続きでここがポイント！

2024年10月からは、従業員数51人以上の会社側で働くパート・アルバイトも新たに社会保険の適用を受けることになりますので、入社時にこの点を確認し、手続き漏れがないようにしましょう！

入社後に行うべき行政手続き②：雇用保険の加入手続き

会社側は、社員が入社した翌月の10日までに、所管の公共職業安定所（ハローワーク）に対して雇用保険の加入手続きを行います。この手続きも遅延すると罰則が科せられることがあるため、期限を守ることが重要です。

入社後に行うべき行政手続き③：労災保険の適用

労災保険は、社員が業務上の事故や病気に対して保障を受けるための保険です。会社側は、社員が業務に従事する限り、労災保険への加入が必須であり、所管の労働基準監督署にて適切な加入手続きを行います。

入社後に行うべき行政手続き④：所得税に関する手続き

社員が入社する際に提出された「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」をもとに、会社側は源泉徴収簿を作成し、所得税の手続きを行います。この手続きにより、社員の税務処理が正確に行われることが求められます。

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入社後に行うべき行政手続き⑤：住民税に関する手続き

住民税は、特別徴収によって会社側が社員の給与から天引きし、市町村に納税する手続きを行います。市町村によって書類提出の期限が異なるため、会社側は早めに必要書類を確認し、期限を守って手続きを進める必要があります。

これらの手続きは、社員の入社から始まる重要な業務です。会社側は法定期限を守り、必要な書類を適切に提出することで、社員に安心して働いてもらえる環境を提供します。

会社側が新入社員の入社後に行うべき社内手続き

会社側が入社後に行う主な社内手続きは、「法定三帳簿の作成」と「社内システムへの登録」です。これらの手続きは、社員がスムーズに業務を開始できるようにするために不可欠です。それぞれの手続きについて解説します。

会社側が入社後に行うべき社内手続き①：法定三帳簿の作成

会社側は、入社後に法定三帳簿を作成し、所定の内容を記載して3年間保存する義務があります。これらは労働基準法などに基づく必須の手続きです。具体的には以下の内容を記録します。

• 労働者名簿：社員の氏名や生年月日、性別、入社日など
• 賃金台帳：労働日数や労働時間、時間外労働時間、基本給、賃金の控除額など
• 出勤簿：始業・終業時刻、出勤状況、社員が記録した労働時間報告書など

SoVa税理士ガイド編集部

これらの手続きは、労働者の権利を守るためにも正確に行う必要があります。

会社側が入社後に行うべき社内手続き②：社内システムへの登録

会社側は、社員が業務を開始するために必要なさまざまな社内システムに入社後、社員情報を登録します。これには、従業員がシステムを利用できるようにするために、IDとパスワードを発行し、使用法の説明を行うことが含まれます。また、使用マニュアルなども提供して、社員がスムーズに業務を開始できるようにサポートします。

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さらに、会社側は人事システムや給与システムといった、会社側の管理業務に関わる社内システムへの登録も行います。この登録により、給与計算や労務管理が効率的に行われます。

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これらの入社後の手続きは、会社側が法令遵守し、社員の働きやすい環境を整えるために重要なプロセスです。

入社手続きでよくあるトラブルとその対応方法

ここからは、入社時に発生しやすい手続き上のトラブルと、それに対する適切な対処法について紹介します。

入社手続きでよくあるトラブル①：基礎年金番号が分からない

会社側が行う入社手続きの一環として、基礎年金番号は厚生年金保険に加入する際に必要です。もし、社員が年金手帳などを紛失して基礎年金番号が分からない場合、会社側はマイナンバーを用いた手続きを案内することができます。この場合、入社後の早期に手続きを進めることが重要です。

入社手続きでよくあるトラブル②：雇用保険被保険者番号が分からない

入社時に必要な雇用保険の加入手続きにおいて、社員の雇用保険被保険者番号は必須です。

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もし、前職で使用していた雇用保険被保険者証を紛失してしまった場合、会社側は次の方法で確認を行うことができます。

• 前職の会社に問い合わせる
• 前職の会社名、在籍期間を資格取得届の備考欄に記載する
• その後、「雇用保険被保険者証再交付申請書」を提出し、会社側が即日交付を手配することが可能です。

入社手続きでよくあるトラブル③：保険手続きが間に合わなかった

会社側は、入社後の保険手続きを迅速に行う必要がありますが、もし必要書類が間に合わなかったり、提出が遅れた場合、保険手続きが期限内に完了しないことがあります。こうした場合、遅延の度合いによっては、追加の書類提出を求められることがあります。そのため、入社手続きの際には、会社側としてできる限り迅速に対応し、手続きを完了させることが重要です。

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このように、入社時の手続きで発生する可能性のある問題に対しては、会社側が速やかに対応し、社員が安心して業務に取り組める環境を整えることが求められます。

まとめ

入社した優秀な人材を即戦力として活用するためには、迅速な入社手続きが不可欠です。さらに、入社手続きは不定期に発生する可能性があるため、会社側は常に準備を整えておく必要があります。

会社側が対応すべき入社手続きに関するおすすめ記事：入社手続き【会社側】チェックリスト｜必要書類や手続きをまとめ

必要書類の準備や入社手続きの流れを把握することは、業務負担の軽減につながるだけでなく、会社側の信用向上にも寄与します。また、スムーズな入社手続きを行うことで、新入社員が安心して働ける環境づくりの第一歩となります。

会社側が対応すべき入社手続きでここがポイント！

特に、法律で定められた期限がある社会保険や雇用保険の手続きについては、会社側が優先的に対応し、いつまでに何を行うべきかをしっかりと理解しておくことが重要です。