入社手続き時の会社側が注意すべきチェックリストを紹介！

新しい従業員を迎える際には、必要な書類を準備し、会社側でチェックリストを活用しながら入社手続きを進めることが大切です。会社側が準備する書類と、従業員に提出してもらう書類があり、これらは入社前後に行う入社手続きで必要となるタイミングが異なります。そのため、入社手続き漏れがないよう、チェックリストを活用しながら確認しておきましょう。

この記事では、従業員の入社手続きに必要な書類や会社側の手続きのチェックリストをまとめ、それぞれの内容をわかりやすく解説しています。どうぞご活用ください。

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入社手続きで従業員に準備してもらう書類チェックリスト

会社側が入社手続きを行うにあたり、従業員に準備してもらう必要があるチェックリストがあります。ここでは、従業員が入社時に準備する書類のチェックリストについて解説します。

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリスト紹介部

会社側が行う入社手続きチェックリストに関連して、「【入社手続きのチェックリスト】従業員を雇う際に会社側が準備することとは？」も参考にしてみましょう。

入社手続き時に従業員に準備してもらう書類チェックリスト①　年金手帳

入社手続きを会社側が行ううえで、年金手帳を準備してもらう書類のチェックリストに入れておきましょう。

多くの場合、会社側が従業員の年金手帳を保管していますが、これは法律で義務付けられているわけではありません。従業員が入社する際に年金手帳の提出が必要となる入社手続きがあるため、その後も会社側で保管しておく方が管理しやすいからです。

会社側が従業員を雇用した場合、会社側はさまざまな入社手続きを行う必要があります。その会社側が行う入社手続きチェックリストの一つに、厚生年金の被保険者資格取得届の提出という入社手続きがあり、この届出には従業員の基礎年金番号の記入が求められます。そのため、従業員は会社側から求められた際に年金手帳を提出する義務がありますが、手続きが完了した後、年金手帳を返してもらう旨を会社側に伝えることも可能です。

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリストに関連するおすすめ記事

入社手続きで年金手帳を提出する必要がある理由は以下の記事がおすすめです。
「年金手帳を会社に提出する理由 – 転職や紛失時の対応も解説」

入社手続き時に従業員に準備してもらう書類チェックリスト②　雇用保険被保険者証

入社手続き時に従業員に準備してもらう書類チェックリストの2つ目は、雇用保険被保険者証です。
雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入している人（被保険者）に発行される証明書です。

雇用保険の被保険者には「被保険者番号」が割り振られており、転職して別の会社に入社する際もこの番号を引き継ぎます。

雇用保険被保険者証は、発行され次第、原則として労働者に手渡すことが求められていますが、実際には退職する日に手渡されるケースが多いです。また、退職後に源泉徴収票や離職票と一緒に郵送されることもあります。
したがって、従業員が入社し、雇用保険に既に加入している場合は、雇用保険被保険者証の共有を依頼することを会社側の入社手続きチェックリストに追加しておきましょう。

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリストに関連するおすすめ記事

会社側が行う入社手続きで行う雇用保険関連の手続きについては以下の記事がおすすめです。
「雇用保険被保険者証とは？　いつ必要？　再発行についても解説【社労士監修】」

入社手続き時に従業員に準備してもらう書類チェックリスト③　前職の源泉徴収票

入社手続き時に従業員に準備してもらう書類チェックリストの3つ目は、前職の源泉徴収票です。
源泉徴収票は、1年間に自分がどれだけ収入を得て、所得税をいくらか払ったのか記載された大切な書類で、会社側が入社手続きのチェックリストに必ず入れておく必要がある書類です。

年末調整時に必要なため、前の会社を退職の年と入社する年が同じ場合は、会社側が内定者に提出を求めます。源泉徴収票は前の会社を退職する際に従業員へ交付されています。

合わせて読みたい「税理士に年末調整を依頼する時の費用」に関するおすすめ記事

年末調整は税理士に依頼する？依頼するメリットや費用について解説！

会社側が行う入社手続きチェックリストのほかに、この記事では税理士へ年末調整を依頼するときの費用の相場や、税理士に年末調整を依頼するメリットについて紹介しています。

入社手続き時に従業員に準備してもらう書類チェックリスト④　扶養控除等申告書

入社手続き時に従業員に準備してもらう書類チェックリストの4つ目は、扶養控除等申告書です。
「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は、すべての従業員に提出してもらうべき重要な書類であり、入社手続きチェックリストに入れておく必要があります。扶養親族がいない場合は、氏名や住所だけを記入し、扶養親族がいる場合はその氏名や続柄なども記載してもらいます。扶養申告の内容は、毎月の所得税の控除額に影響を与えるため、入社手続き完了後、最初の給与計算を行う前に必ず回収する必要があります。

入社手続き時に従業員に準備してもらう書類チェックリスト⑤　健康保険被扶養者異動届

入社手続き時に従業員に準備してもらう書類チェックリストの5つ目は、健康保険被扶養者異動届です。
入社した社員に扶養家族がいる場合、その家族を健康保険の被扶養者として登録することができます。また、入社後に扶養家族が増えた場合も同様に手続きが必要です。

逆に、扶養家族が減った場合も、その変更を反映させるために会社側で手続きが必要です。

この手続きには「健康保険被扶養者（異動）届」を提出し、状況に応じて必要な書類も一緒に提出します。

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリスト部

詳しくは日本年金機構のホームページを参照してください。

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリストに関連するおすすめ記事

扶養を伴う入社手続きに関しては、以下の記事を参考にしましょう。
「社会保険 採用した社員が家族を扶養しているときや、入社後に扶養家族の増減があったとき」

入社手続き時に従業員に準備してもらう書類チェックリスト⑥　給与振込先の届書

入社手続き時に従業員に準備してもらう書類チェックリスト6個目の「給与振込先届出書」は、給与を振り込む金融機関の口座情報を会社側に知らせるための書類です。場合によっては、通帳のコピーを提出する必要があることもありますので、会社側のルールを確認し、内定者に準備をお願いしてください。

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリストに関連するおすすめ記事

会社側が行う入社手続きチェックリストに関連して、「入社手続き【会社側のチェックリスト】を公開！流れ・必要書類を解説」の記事もおすすめです。

入社手続き時に従業員に準備してもらう書類チェックリスト⑦　マイナンバーが記載された公文書

入社手続き時に従業員に準備してもらう書類チェックリスト7つ目は、マイナンバーが記載された公文書です。
会社は、源泉徴収税や年金、社会保険料を支払うために、各行政機関から社員のマイナンバーを提出するよう求められます。そのため、会社側が入社手続きを行う際には、マイナンバーの提出を求める必要があります。

会社側が作成する入社手続きに必要な書類チェックリスト

入社手続き時に会社側が作成するチェックリストをここでは解説しています。

入社手続き時に会社側が作成する書類チェックリスト①　内定通知書

入社手続き時に会社が作成する書類チェックリストの1つ目は、内定通知書です。

内定通知書とは、採用が決まった応募者に対して、会社側が発行する書面を指します。

ただし、内定通知書を会社側で発行することは法律で義務付けられているわけではないため、その発行の有無や方法は会社側の判断に委ねられています。

内定通知書は、労働契約法における「労働契約の成立」を意味します。つまり、内定通知書を会社側が発行するということは、労働契約が会社側と従業員間で締結されたことを示します。

そのため、会社側が内定通知書を発行する段階では、応募者の入社意思がすでに確認されている状態であり、会社側は重大な理由がない限り、内定通知書を発行した後に内定を取り消すことはできません。

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリストに関連するおすすめ記事

会社側が行う入社手続きチェックリストの1つである内定通知書の概要は以下の記事がおすすめです。
「【内定通知書とは】採用通知書との違いや法的な位置づけ、受領後にすべき事」

入社手続き時に会社側が作成する書類チェックリスト②　入社誓約書

入社手続き時に会社が作成する書類チェックリストの2つ目は、入社誓約書です。

入社誓約書とは、内定者が会社側の規則や条件を守ることを誓う文書です。通常、この文書には、入社後に従うべき服務規程、秘密保持、人事異動の同意などが含まれます。内定者が署名・押印することで、会社側のルールに従うことを約束することになります。

入社誓約書の主な目的は、入社前に内定者と会社側が相互の期待を確認し、誤解がないようにすることです。また、会社側にとっては、従業員が業務で知り得た情報を守り、就業規則を守ることを確約する手段となります。これにより、会社側と従業員側の双方が入社後のトラブルを防ぎ、会社側の人事部門が円滑に業務を進められるようになります。

入社誓約書には法的な効力がありますが、その内容が公序良俗に反する場合や、就業規則と矛盾する場合は効力を失います。違反があった場合、一定の法的措置を講じることが可能ですが、内容は慎重に検討される必要があります。

内定承諾書との違い

入社誓約書と内定承諾書は混同されがちですが、それぞれの目的と内容は異なります。内定承諾書は、内定者が内定を受け入れ、会社側に入社の意思を示す文書です。一方、入社誓約書は、入社後に従業員が守るべき具体的な規則や条件を記載した文書です。

入社手続き時に会社側が作成する書類チェックリスト③　労働条件通知書

入社手続き時に会社が作成する書類チェックリストの3つ目は、労働条件通知書です。

労働条件通知書は、会社側が従業員を採用する際に交付する書類で、労働条件を明確にするためのものです。これは、労働基準法第15条第1項で定められた「使用者は、労働契約を結ぶ際に賃金や労働時間などの条件を労働者に示さなければならない」という義務に基づいて交付されます。

入社手続き時に会社側が作成する書類チェックリスト④　雇用契約書

入社手続き時に会社が作成する書類チェックリストの4つ目は、雇用契約書です。

雇用契約書とは、企業（雇用主）と従業員（被雇用者）の間で労働契約の内容を明確にするために交わす書類です。この書類には、給与、勤務地、勤務時間、業務内容、昇給、退職などの重要な労働条件が記載されており、双方が確認後に署名・押印して締結します。

入社手続きで会社側が行う入社手続きチェックリスト紹介部

法律上、雇用契約は口頭でも成立しますが、労働契約法では「書面での作成が望ましい」とされており、実際にはトラブル防止のため、雇用契約書を作成するのが一般的です。

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリストに関連するおすすめ記事

会社側が行う入社手続きチェックリストに載っている雇用契約書の詳細は以下の記事がおすすめです。
「「雇用契約書」とは？「労働条件通知書」との違いや、もらうタイミング、必ず確認するべきポイントを解説」

雇用契約書と労働条件通知書の違い

雇用契約書に似た書類として労働条件通知書があります。こちらも、給与や勤務地、勤務時間、業務内容、昇給、退職などの労働条件が記載された書類で、通常は内定時または入社日に渡されます。

両者は記載内容が似ているため混同されがちですが、雇用契約書には法的な作成義務がないのに対し、労働条件通知書は法律上、従業員に書面で交付することが義務付けられています。

ただし、企業が労働条件を通知する義務はありますが、必ずしも「労働条件通知書」という独立した書類である必要はありません。多くの場合、雇用契約書が労働条件通知書を兼ねており、実務上はこれで対応されることが一般的です。

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリストに関連するおすすめ記事

入社手続きで作成する書類の雇用契約書については以下の記事がおすすめです。
「雇用契約書と労働条件通知書の違いとは？兼用はできる？作成方法も解説」

入社手続き時に会社側が作成する書類チェックリスト⑤　法定三帳簿

入社手続き時に会社が作成する書類チェックリストの5つ目は、法定三帳簿です。

労働者名簿・賃金台帳・出勤簿、これら法定三帳簿は、労働基準法で保管義務がある重要書類です。労働者名簿に、性別、住所、業務の種類、入社の年月日などを記載し、保管しておきます。賃金台帳・出勤簿も全従業員の記載が求められますので、入社時に必ず作成しましょう。

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリストに関連するおすすめ記事

会社側が行う入社手続きチェックリストに関連する、総論は以下の記事を参考にしてみましょう。
「【経理コラム】従業員入社時に行う手続きとその対応について」

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリスト紹介部

詳しくは、こちらの厚生労働省のページを参照してください。

入社手続きで会社側が行う入社手続きチェックリストに関連する気をつけておきたい注意点

労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の管理には法律で罰則が設けられており、違反すると労働基準法第120条に基づき、最大で30万円の罰金が科される可能性があります。そのため、必要な情報を正確に記載し、適切に管理して、法律で定められた期間中は必ず保存することが重要です。

入社手続き時に会社側が作成する書類チェックリスト⑥　給与計算ソフトに情報を入力

給与計算ソフトを導入している会社の場合、給与計算ソフトに従業員情報の入力を入社手続きチェックリストに加えておきましょう。給与計算ソフトに従業員情報を入力する際は、正確に入力してください。なぜなら、従業員情報が間違って入力されると今後行う給与計算でミスの原因になりかねないためです。

会社側が行う行政の入社手続きチェックリスト

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリストに関連するおすすめ記事

会社側が行う入社手続きチェックリストに関連して、「入社手続き【会社側】チェックリスト｜必要書類や手続きをまとめ」も参考にしてみましょう。

会社側が行う行政の入社手続きチェックリスト①　健康保険・厚生年金保険の加入

会社側が行う行政の入社手続きチェックリストの1つ目は、健康保険・厚生年金保険の加入です。

会社や法人は、社会保険の加入が義務付けられた「適用事業所」です。個人事業主でも、常時5人以上の従業員を雇用していれば、社会保険の適用事業所になります。

適用事業所が、社会保険に加入する必要がある従業員を雇った場合は、社会保険の資格取得手続きを行う必要があります。

合わせて読みたい「法人設立後にやるべき手続き」に関するおすすめ記事

法人設立後にやることとは？手続きの仕方や必要書類も解説！

会社側が行う入社手続きチェックリストの他に、この記事では法人設立後にやるべき手続きの仕方や必要書類について解説しています。法人設立後に行う手続きは膨大なため、法人設立後の手続きに不安を覚える方はおすすめの記事です。

社会保険の加入条件

健康保険・厚生年金保険の対象は以下の通りです。

• 常時70歳未満（厚生年金）または75歳未満（健康保険）の従業員
• 週の所定労働時間が常勤労働者の4分の3以上
• 40歳以上は介護保険も必要

特定適用事業所（2024年10月以降、101人以上→51人以上）では、以下の短時間労働者も加入対象になります。

• 所属が特定適用事業所または国・地方公共団体
• 週の所定労働時間が20時間以上
• 2か月以上の雇用見込み
• 月の賃金が8.8万円以上
• 学生ではない

社会保険の加入手続きは、入社日から5日以内に「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」を年金事務所に提出します。協会けんぽ以外の健康保険組合に加入している場合は、各組合にも手続きが必要です。

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリストに関連するおすすめ記事

入社手続きで会社側が行うものは、こちらの記事も参考になるでしょう。
「従業員の入社手続きに必要なものは？作成書類や社内で対応すべきこと」

会社側が行う行政の入社手続きチェックリスト②　雇用保険手続き

会社側が行う行政の入社手続きチェックリストの2つ目は、雇用保険手続きです。

雇用保険の加入手続きはハローワークで行います。新たに従業員を雇うと、各従業員について雇用保険の資格取得手続きをする必要があります。この手続きは、従業員の入社日の翌月10日までに完了しなければなりません。

65歳以上の従業員や季節的な事業で4カ月以内の契約者など、法律で適用除外とされる従業員を除き、すべての従業員が加入対象です。パートタイム従業員も条件を満たす場合には加入が必要です。

雇用保険被保険者資格取得届には、被保険者番号とマイナンバーの記入欄があります。前職で雇用保険に加入していた人は、以前の被保険者番号を記載します。この番号は雇用保険被保険者証や離職票に記載されていますので、従業員に確認しておきましょう。

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリスト紹介部

もし番号が分からない場合は、資格取得届の備考欄に前職の会社名や勤務期間を記入すれば、ハローワークで番号を調べてもらえます。

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリストに関連するおすすめ記事

入社手続きで会社側が行う社会保険手続きに関しては、以下の記事がおすすめです。
「従業員入社時の労災保険・雇用保険・社会保険の手続き」

会社側が行う行政の入社手続きチェックリスト③　労災保険の手続き

会社側が行う行政の入社手続きチェックリストの3つ目は、労災保険の手続きです。

労災事故は、雇用形態や労働時間に関係なく、すべての労働者に起こり得ます。そのため、労災保険（労働者災害補償保険）は、労働者であれば自動的に適用される「強制加入」です。労災保険は、個々の労働者ではなく、全体として加入するため、特別な手続きは不要です。

入社手続きで会社側が行う手続きチェックリストに関連するおすすめ記事

会社側が行う入社手続きチェックリストに関連して、労務手続きについては以下の記事を参考にして理解を深めておきましょう。
「社員入社時に必要な社会保険・労働保険の手続き」

会社側社内で行うべき入社手続きチェックリスト

新しい社員を迎える際、社内の手続きも確実に行わなければなりません。入社手続きの際に忘れがちな手続きを「会社側」のチェックリストにまとめて、確認しておきましょう。

社内の入社手続きチェックリスト①　給与計算ソフトへの入力

多くの企業では給与計算ソフトを利用して給与計算を行っています。入社手続きの一環として、給与計算業務を始める前に、社員の個人情報をソフトに入力することが必要です。「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を参考に、氏名や住所、扶養家族の情報を入力し、住民税の特別徴収を行う場合は、住民税額や支払い先も併せて登録します。さらに、給与振込みをソフトから行う場合は、振込先の情報も忘れずに登録しておきましょう。

社内の入社手続きチェックリスト②　労働者名簿の記入

社内で行う入社手続きチェックリストの2つ目は労働者名簿の記入です。

「法定三帳簿」のひとつである労働者名簿に、入社日や緊急連絡先など、新入社員の必要な情報を記入します。この帳簿は全ての事業所で設置する義務がありますので、早めに対応しましょう。あわせて、「賃金台帳」や「出勤簿」の記入も必要です。

入社手続きで会社側が行うチェックリストに関連するおすすめ記事

会社側が行う入社手続きチェックリストに関連して、以下の記事も参考になるでしょう。
「入社手続きに必要な書類は？押さえておきたい入社手続きの流れとは」

社内の入社手続きチェックリスト③　研修計画の作成と実施

社内で行う入社手続きチェックリストの3つ目は、研修計画の作成と実施です。

新卒社員だけでなく、中途採用社員に対しても、一定の研修や教育は重要です。入社手続きにおいて、会社側は研修のスケジュールをあらかじめ計画し、社員に通知する必要があります。社内のルールや業務の進め方を伝えるため、研修計画を事前に立て、入社後に滞りなく実施することが大切です。

社内の入社手続きチェックリスト④　配置部署の決定と通知

社内で行う入社手続きチェックリストの4つ目は、配置部署の決定と通知です。

会社側が行う入社手続きチェックリストに関連するポイント！

会社側が行う入社手続きチェックリストの一覧で、こちらの記事も是非ご覧ください。
「入社手続きに必要な書類【会社側】やることリスト！押さえておくべきポイント」

新入社員の配置場所が採用時に決まっている場合もあれば、入社後に確定することもあります。どちらの場合でも、入社手続きとして、新入社員本人と配属先部署の双方に、配置先の通知を行うことが重要です。

社内の入社手続きチェックリスト⑤　備品の準備

社内で行う入社手続きチェックリストの5つ目は、備品の準備です。

新入社員が入社する際には、必要なデスクやPC、文房具、名刺、タイムカードなどの準備も入社手続きの一環です。企業によっては、IDカードやビル入退室用のICカード、ドアロック用の指紋登録などの準備も必要になる場合があります。これらも事前にチェックリストで確認し、漏れがないようにしましょう。

このように、入社手続きに関する各種手続きや準備を会社側でしっかり行うことで、スムーズな入社をサポートできます。

まとめ

今回は入社手続きで会社側が行うこと及び、入社手続き対象の従業員に提出してもらう必要のある書類について詳しく解説しました。上記で紹介した手続きを入社手続きのチェックリストとして活用し、漏れなく入社手続きを行えるようにしましょう。