入社時の必要書類は何がある？必要書類一覧や準備できていない場合の対応を解説！

入社時の手続きには、必要書類が多くあります。入社時の具体的な必要書類や作業内容を整理しておかないと、入社時の手続きの抜け漏れやミスが発生する恐れがあります。

必要書類は、自宅で保管されているものから、定められたフォーマットへの記入が必要なもの、役所で発行手続きを行わなければならないものまで多岐にわたります。必要書類の提出期限を守るためには、早い段階で入社時に必要な情報を伝えておくことが重要です。

必要書類の提出が遅れた場合、追加の書類が必要になるだけでなく、新たに雇用した従業員にも迷惑がかかる可能性があるため、注意が必要です。

SoVa税理士お探しガイド編集部

この記事では、入社時の必要書類や、それぞれの必要書類の役割、そして必要書類を揃えられない場合の対処法について解説します。

入社時の必要書類8種類

企業が新たな社員を採用した際には、保険加入や税金の手続きを行うための必要書類を入社時に提出してもらう必要があります。

入社時の必要書類は企業によって異なる場合もありますが、一般的にどの会社でも求められる必要書類は以下の通りです。

• 労働条件通知書
• 年金手帳
• 雇用保険被保険者証
• 源泉徴収票
• 扶養控除等申告書
• 健康保険被扶養者異動届
• 給与振込先の届書
• マイナンバー

入社時の必要書類についてそれぞれ詳しく説明します。

入社時の必要書類①：労働条件通知書

労働条件通知書は、企業が従業員を雇用する際に必ず作成する必要書類です。この書類には賃金や就業時間など、入社時の労働条件に関する情報が記載されています。法律に基づき、入社時に従業員に対して労働条件を明示しなければならず、違反した場合には罰金が科される可能性があります。

入社時の必要書類②：年金手帳

年金手帳は、年金加入手続きにおける必要書類です。多くの会社では、入社時に年金手帳のコピーを提出することを求めています。もし年金手帳を紛失している場合は、年金事務所に再発行を依頼する必要があります。

入社時の必要書類③：雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入するための必要書類で、前職の退職時に受け取ることが一般的です。紛失した場合は、ハローワークで再発行してもらうことができます。

入社時の必要書類④：源泉徴収票

源泉徴収票は、前職で受け取る必要書類であり、年末調整の際に1年間の給与総額を正確に把握するために必要です。退職した年内に新たな雇用が発生した場合は、入社時に提出が求められますが、年明けの入社であれば提出は不要な場合もあります。

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入社時の必要書類⑤：扶養控除等申告書

扶養控除等申告書は、税金の手続きの必要書類で、会社から配布されるフォーマットに記入して提出します。扶養家族がいない場合でも入社時に提出が必要であることに注意が必要です。

入社時の必要書類⑥：健康保険被扶養者異動届

健康保険被扶養者異動届は、健康保険の手続きにおける必要書類です。入社時に扶養家族がいる場合に提出する書類で、扶養家族がいない場合は不要です。

入社時の必要書類⑦：給与振込先の届書

給与振込先の届書は、給与が振り込まれる口座情報を届け出るための必要書類です。入社時に会社から指定された書類に記入して提出します。場合によっては、銀行通帳のコピーが求められることもあります。

入社時の必要書類⑧：マイナンバー

マイナンバーは、雇用保険や社会保険、年末調整の手続きに必要です。マイナンバーカードを持っている場合は両面のコピーを提出し、持っていない場合は、通知カードやマイナンバーが記載された住民票のコピーを提出します。本人確認書類として、運転免許証やパスポートなどが求められる場合もあります。顔写真付きの身分証を持っていない場合は、健康保険証と年金手帳のコピーも必要になるので、注意が必要です。

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【場合別】入社時の必要書類10種類

入社時の必要書類の中には、企業や新たに入社する社員の状況により、提出が必要な場合と不要な場合があるものがあります。

以下に、状況に応じて求められる可能性のある必要書類を紹介します。

• 入社誓約書
• 雇用契約書
• 身元保証書
• 従業員調書
• 住民票記載事項証明書
• 免許や資格に関する書類
• 卒業証明書
• 成績証明書
• 健康診断書
• 退職証明書

それぞれの必要書類について詳しく見ていきます。

【場合別】入社時の必要書類①：入社誓約書

入社誓約書は、内定を受けた際に指定された期日までに提出が求められる必要書類で、就業規則や守秘義務に関する内容が記載されています。入社時の条件を確認の上、署名と押印をして提出する必要があります。一部の企業では「入社承諾書」と兼用して提出が求められる場合もあります。

【場合別】入社時の必要書類②：雇用契約書

雇用契約書は、会社が社員に労働条件を明示するために作成する必要書類です。企業によっては、法的に発行が義務付けられている「労働条件通知書」と一体化させて「労働条件通知書兼雇用契約書」として発行することもあります。入社時に社員と企業双方が納得のうえで署名・押印することで、契約の成立を示します。

【場合別】入社時の必要書類③：身元保証書

身元保証書は、社員が会社に損害を与えた場合に、その賠償責任を保証人が連帯して負うことを示す必要書類です。署名・押印は社員ではなく保証人が行います。企業によっては、入社時に保証書と一緒に印鑑証明の提出も求める場合があります。身元保証人には一定の条件が課されることが多いです。

【場合別】入社時の必要書類④：従業員調書

従業員調書は、社員の個人情報や家族情報などを記入する必要書類で、人事管理のために使用されます。決まったフォーマットはないため、入社時に会社ごとに必要な情報を記入してもらいます。最近では、履歴書で代用するケースも増えています。

【場合別】入社時の必要書類⑤：住民票記載事項証明書

住民票記載事項証明書は、社員が履歴書に記載した住所が正しいかを確認し、住民税の手続きを適切に行うための必要書類です。個人情報の保護の観点から、入社時に必要な情報のみを確認できる住民票記載事項証明書を使うことが一般的になっています。市区町村の窓口で手続きを行います。

【場合別】入社時の必要書類⑥：免許や資格に関する書類

職種や業種によっては、特定の免許や資格を持っていることが雇用の条件となる場合があります。例えば、医療職の資格証明書やドライバーの無事故証明書、通訳職のTOEICスコア証明書などが該当します。勤務に支障がなくても、入社時に資格手当を支給するためにこれらが必要書類となる場合もあります。

【場合別】入社時の必要書類⑦：卒業証明書

卒業証明書は、社員の学歴を確認するための必要書類で、特に新卒や第二新卒の場合に入社時に求められることが多いです。中途採用の場合は、提出が不要な場合もあります。また、新卒でまだ卒業していない段階では、「卒業見込証明書」を提出してもらうことになります。

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【場合別】入社時の必要書類⑧：成績証明書

成績証明書は、学校での成績を確認するための必要書類です。卒業証明書と同様に、中途採用では提出を求めないことが多いですが、新卒採用では入社時に提出を求められる場合が多く、配属先の決定に利用されることもあります。

【場合別】入社時の必要書類⑨：健康診断書

健康診断書は、社員の健康状態を確認するための必要書類です。通常は入社後に健康診断が行われますが、場合によっては入社前に提出が求められることもあります。健康診断の実施は企業の義務であり、費用は企業が負担するのが一般的です。指定の病院や診断日時を提示しておくと、社員が手続きしやすくなります。

【場合別】入社時の必要書類⑩：退職証明書

退職証明書は、前職を退職していることを証明する必要書類です。新しい職場で社会保険に加入する際、前職での被保険者資格がないことを証明するために入社時に提出が求められます。退職証明書は前職の企業から発行されるため、提出が必要な場合は早めに知らせておくと良いでしょう。

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入社時の必要書類の提出方法は

入社時の必要書類は、社員が既に所持しているものをそのまま提出するものと、会社が指定したフォーマットに必要事項を記入（捺印）して提出してもらう必要書類の2種類があります。

前者の必要書類には、雇用保険被保険者証、源泉徴収票、卒業証明書、免許証や資格関連の書類が該当します。後者の必要書類には、扶養控除等申告書、健康保険被扶養者異動届、入社誓約書、従業員調書などが含まれます。

既に所持している必要書類は準備が比較的簡単ですが、手続きや記入のいる必要書類は作成に時間がかかることもあります。そのため、新入社員にはできるだけ早めに入社時の必要書類と提出期限を伝え、漏れや不備のない状態で提出してもらうことが大切です。

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入社時の必要書類の送付方法は？

入社時の必要書類は、直接手渡しするケースもありますが、郵送やメールで提出してもらうことも多々あります。ここでは、それぞれの提出方法について簡単に説明します。

入社手続き書類を郵送で依頼する場合

入社時の必要書類を郵送で提出してもらう際には、A4サイズの封筒に必要書類を入れて送るよう依頼しましょう。また、署名や捺印が必要な書類の場合、返信用の封筒を同封しておくと、スムーズに返送してもらえます。

社員の個人情報が含まれるため、入社時の必要書類の送付には簡易書留など、セキュリティ対策を講じることが望ましいです。

添え状の書き方
入社時の必要書類を郵送する際は、送付書類に加えて「添え状」も同封しましょう。添え状には以下の内容を記載します。

• 送付日
• 宛先
• 送付者名
• 挨拶文（頭語・結語）
• 送付する書類のリスト（書類名および部数）

入社手続き書類をメールで依頼する場合

入社時の必要書類をメールで提出してもらう際には、文中に「提出がいる必要書類」「提出期限」「注意事項」を明確に記載しましょう。相手にとって分かりやすい内容にすることで、入社時の提出書類の不備を避け、スムーズに集めることができます。

SoVa税理士お探しガイド編集部

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入社時の必要書類を用意できていない場合などの対応は？

入社時の必要書類を紛失したり、提出期限に間に合わない場合の対策を事前に把握しておくと、安心して対応できます。まず、紛失した際に再発行が可能な必要書類は以下の通りです。

入社時の必要書類が用意できていない場合①：年金手帳

年金事務所で再発行の手続きができます。本人が直接年金事務所に出向いた場合は即日発行が可能ですが、郵送や電子申請では再発行に数週間から1か月ほどかかることがあります。

入社時の必要書類が用意できていない場合②：雇用保険被保険者証

居住地の管轄ハローワークで再発行できます。本人がハローワークに直接行けば即日発行が可能ですが、郵送で申請する場合は約1週間かかります。

入社時の必要書類が用意できていない場合③：源泉徴収票

前職の総務や経理部に相談して発行を依頼します。企業によって対応は異なりますが、即日から2週間程度で発行されるのが一般的です。

入社時の必要書類が用意できていない場合④：健康診断書

各医療機関で再発行が可能です。医療機関により異なりますが、通常2週間程度で再発行されます。

また、必要書類の提出が期限に間に合わない場合は、必ず事前に人事担当者へ遅れる旨を連絡してください。電話またはメールで、遅れる必要書類の種類や理由を伝え、提出予定日も示しておくと良いでしょう。さらに、提出書類を郵送する場合は、郵送手続きが完了した段階で再度連絡を入れておくと安心です。

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まとめ

入社時の必要書類は非常に多岐にわたるうえ、企業や職種によって提出が求められる必要書類が異なります。

特に中途採用が多い企業や、パート・アルバイトの採用が頻繁に行われる場合、入社時の必要書類を漏れなく準備し、郵送するだけでも大変な作業となるでしょう。

人事担当者は、入社時の各必要書類の提出方法や必要性を正確に把握し、不備のないように必要書類を集めるため、新入社員としっかりとコミュニケーションを取ることが重要です。

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