領収書の管理方法とは？電子帳簿保存法についても詳細に解説！

領収書の管理方法は、ビジネスにおける経理の効率性を大きく左右します。領収書の適切な管理方法を知っておくことで、経費の管理がスムーズになり、税務処理も簡潔に行えます。領収書の管理方法には、紙の領収書をどのように整理して保管するか、または電子領収書をどのようにデジタル化し保存するかといった重要なポイントが含まれます。正しい領収書の管理方法を実践することで、領収書の紛失を防ぎ、必要な時にすぐに領収書を見つけられるようになります。この記事では、領収書の効果的な管理方法と、領収書管理に役立つ実用的なヒントをご紹介します。

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領収書とは

領収書は、企業や個人事業主にとって非常に重要な書類です。そのため、領収書の適切な管理方法を徹底することが必要不可欠です。まず、すべての取引で必ず領収書を受け取り、それを適切な管理方法で整理・保管することが基本です。例えば、交通費や食事代、事務用品費など、領収書を分類ごとにまとめる管理方法は、後で確認や精算をする際に役立ちます。

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領収書の概要は以下の記事がおすすめです。
「領収書の役割とは？扱う際の注意点や、正しい書き方などを解説」

領収書の管理方法として、紙の領収書をファイルに整理するのはもちろんのこと、スキャナーを活用して電子データとして保存することも推奨されます。このデジタル化による管理方法は、領収書の紛失リスクを低減し、長期間の保管を容易にします。

特に法人や個人事業主にとって、領収書は税務申告時に必要不可欠な証拠資料ですので、管理方法には細心の注意を払うべきです。法人の場合、領収書は申告後7年間保管する義務がありますが、適切な管理方法を導入することで、これらの領収書を正確に保管し、後々の税務調査にも対応できるようにしましょう。領収書の管理方法がしっかりしていることで、税務処理や経費精算がスムーズに行えるという大きなメリットがあります。

領収書の管理方法

領収書の管理方法にはいくつかの決まりとポイントがあります。ここでは、そんな領収書の管理方法について詳しく解説します。

【領収書の管理方法①】領収書の残し方

お金を使うたびに領収書が増えていくため、適切な管理方法が必要です。もし領収書がもらえない場合でも、支払確認書を作成し、支出があったことを記録することが重要です。法人では、経費として支払ったものの領収書はすべて失くさずに保管することが管理方法の基本となります。

支出の理由や科目が明確な領収書はそのままでよいですが、わかりにくい場合は管理方法の一環としてメモを添えておくことが役立ちます。たとえば、事務用品を購入した場合、その領収書の科目は「事務用品費」とすぐにわかりますね。会議や外出先で使用する場合も、科目は変わらず領収書を適切に管理することができます。しかし、会食などの場合、何の目的で行ったのか、誰と行ったのかを忘れやすいので、領収書に補足を加える管理方法が必要です。

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「領収書の保管方法や管理ポイントを解説」

例えば、領収書には以下のようなメモを記入しておくとよいでしょう。

・会食の目的

・同席した相手（社名、名前など）

・総人数

このように、領収書の管理方法を工夫することで、後々の経費精算もスムーズに進めることができます。また、見積書や納品書がある場合は、それらも領収書と一緒に保管しておくと、より確実な管理方法となります。

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【領収書の管理方法②】個人事業主の場合の領収書管理方法

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領収書のもらい方や管理方法については以下のサイトも確認しておきましょう。
「領収書のもらい方と保管方法など、個人事業主が知っておくべきポイントを詳しく解説」

個人事業主の方は、生活費に関する領収書と事業に関する領収書の管理方法を明確に分けることが不可欠です。生活費にかかる領収書は経費として計上できないため、事業用の領収書と適切に区別して管理することが大切です。

領収書の管理方法に関連する気をつけておきたい注意点

事業に関係のない飲食代を「会議費」として計上したり、衣服代を「消耗品費」として処理するのは誤りです。これらの不正な管理方法は避けなければなりません。

生活にかかる領収書は確定申告には不要ですが、家計簿など他の用途がない場合は破棄しても問題ありません。ただし、医療費や医薬品の領収書は、管理方法として保管しておくことが推奨されます。これらは医療費控除やセルフメディケーション税制などの対象になる可能性があるため、適切な管理方法を取り入れて領収書を保存することが重要です。正しい管理方法で領収書を扱うことで、税務処理や控除の際に役立てることができます。

【領収書の管理方法③】領収書の保存期間

領収書の適切な管理方法は、税務調査や確定申告において重要な役割を果たします。領収書を正しく保管するためには、領収書の管理方法を理解し、定められた保管期間に従うことが必要です。ここでは、領収書の効果的な管理方法に関連して、適切な保管期間について詳しく解説します。領収書を効率的に管理し、税務リスクを避けるためのポイントを押さえておきましょう。

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領収書の管理方法①-1　法人の保存期間

法人における領収書の管理方法は、保管期間を守ることが重要です。法人税法では、領収書の保管期間は基本的に7年間と定められています。しかし、赤字決算や欠損金の繰越控除を利用する場合は、領収書の保管期間が10年に延長されるため、注意が必要です。適切な領収書の管理方法を採用することで、長期的な保管が可能となります。

また、会社法においては、次の書類も10年間の保管が求められています。

・会計帳簿およびその事業に関する重要な資料

・計算書類およびその附属明細書

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会社法や税法で定められている領収書などの書類の保管期間については以下の記事がおすすめです。
「株式会社の会計帳簿の作成と保存について教えてください。」

領収書の管理方法として、適切な保管と分類が必要です。領収書を確実に保管し、必要な保管期間にわたり管理することで、税務調査や監査に備えることができます。領収書や関連書類の保管方法を見直し、法令に従った管理を行うことが重要です。

領収書の管理方法①-2　個人事業主の領収書保存期間：白色申告

所得税法において、白色申告者も記録保存制度が求められています。不動産所得、事業所得、山林所得を持つ個人は、領収書を含む書類を5年間保存する管理方法が必要です。この領収書の保存管理方法を適切に行うことで、税務調査や申告時の確認が容易になります。

また、前々年に得た雑所得が年間300万円を超える場合にも、領収書などの書類を保管する必要があります。これも適切な管理方法に基づくものであり、領収書の保存期間を正しく管理することで、税務申告時の証拠として役立ちます。

領収書の管理方法①-3　個人事業主の領収書保存期間：青色申告

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領収書の保管期間の概要は以下の記事がおすすめです。
「領収書の保管期間は原則5～7年！事業者のケース別に解説」

所得税法では、青色申告者が管理方法として実施すべき領収書の保存期間が詳細に規定されています。青色申告者は、領収書や関連書類を7年間保存する必要があります。これは、現金や預金取引などに関連する書類に適用されます。この7年間の保存管理は、税務調査や会計監査での証拠として重要です。

また、青色申告者が5年間保存しなければならない書類もあります。これには、青色申告者が保管するその他の書類が含まれます。さらに、前々年分の所得が300万円以下の場合には、領収書や書類の保存期間が5年間に短縮されることがあります。

適切な管理方法で領収書を正確に保存することは、税務申告の際に不可欠です。領収書の管理方法を徹底し、規定に従って保存することで、後々のトラブルを避けることができます。領収書の保存期間や管理方法について理解し、実践することが重要です。

おすすめの領収書の管理方法

領収書の管理方法は、単なる保管ではなく、効率的な領収書の取り扱いが必要です。領収書を適切に管理するためには、まず、領収書を束のまま保存するのではなく、組織的な管理方法を採用することが重要です。領収書は、ただの紙片ではなく、財務管理や税務申告に欠かせない重要な書類です。

一般的な管理方法として、多くの企業では、領収書をA4サイズのコピー用紙に数枚まとめて貼り付け、それをファイリングして管理しています。この管理方法では、テープよりも糊（のり）を使用することで、長期間保存中に領収書が劣化しにくくなります。また、領収書を日付ごとに整理し、ファイリングする際には日付順に配置することで、後からの検索が格段に容易になります。

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「経費精算での領収書のまとめ方・保管方法を経理10年のプロが解説！」

さらに、領収書の管理方法には、使用目的や詳細を記入することが含まれます。飲食代や旅費交通費に関する領収書には、次の情報を記入しておくと良いでしょう。

・使用目的（例：打ち合わせ、接待など）

・同席者の名前や社名（例：xx株式会社の〇〇部長）

・総人数

このように記入しておくことで、帳簿を確認せずとも領収書の内容が明確になります。旅費交通費の領収書には、さらに以下の情報も記入すると便利です。

・出張や説明会の目的（例：xx出張、〇〇説明会など）

・移動経路（例：東京→大阪間）

この管理方法により、領収書は単に保管するだけでなく、他の人が見てもその内容が把握しやすくなります。こうした工夫によって、領収書の管理が一層効率的になり、後の検索や税務対応がスムーズに行えます。

領収書の管理方法のコツ

領収書は気づいたら整理できていないまま溜まっていることが少なくないと思います。ここでは、領収書の効率的な管理方法をご紹介します。

領収書の管理方法のコツ①　綺麗にしすぎない

領収書の管理方法を徹底することで、領収書の取り扱いが格段に楽になります。領収書の管理方法において重要なのは、見た目の美しさよりも、領収書を後から簡単に見つけられる管理方法です。領収書の管理方法を適切にすることで、領収書が必要になったときに迅速に対応できるようになります。

たとえば、領収書をノートに管理する際には、領収書が多少曲がっていても気にする必要はありません。領収書の管理方法は、領収書が見やすく、取り出しやすいことを優先することが重要です。領収書の管理方法を工夫し、領収書を整理することで、後々の領収書の取り扱いがスムーズになります。領収書の管理を適切に行い、領収書がすぐに見つかるようにしておくことで、作業効率が向上し、領収書の取り扱いが楽になります。

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領収書のおすすめの管理方法は以下の記事がおすすめです。
「領収書の管理を簡潔にして効率を上げる3つのポイント」

領収書の管理方法のコツ②　不要な領収書は廃棄する

不要な領収書を管理しないと、領収書の整理や保管に多くの手間がかかり、無駄なスペースも占有してしまいます。領収書の管理方法が不十分だと、領収書の量が増えるほど整理が煩雑になりますので、不要な領収書は早めに処分することが重要です。

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以下の記事の保管方法も参考になるかもしれません。
「領収書の整理方法とは？保管の効率化で手間と時間を削減するコツ」

事業用とプライベート用の領収書が混在している場合には、領収書の内容をよくチェックし、経費として認められない領収書を整理して廃棄します。ただし、光熱費や車両費など、事業とプライベートの境界が曖昧な領収書については、適切に管理し、領収書をきちんと保管することが求められます。このように領収書の管理方法を工夫することで、後からの検索や確認がスムーズになり、経費の整理が効率的に進むでしょう。

領収書の管理方法のコツ③　会計ソフトに入力するタイミングを工夫する

領収書の管理方法として、「とりあえず領収書を保管してから、会計ソフトに入力する」というアプローチが一般的ですが、より効率的な方法として「会計ソフトに入力」→「領収書を保管」を推奨します。この管理方法には多くのメリットがあります。

「領収書を保管」→「入力」の手順では、以下のようなデメリットが生じます。

・領収書の保管後にどこまで会計ソフトに入力したか確認する手間が増えます。

・領収書の管理が煩雑になり、入力のダブりや漏れが発生しやすくなります。

・領収書を丁寧に整理してから入力しないと、管理方法が非効率的です。

一方で、「会計ソフトに入力」→「領収書を保管」の管理方法では、

・未保管の領収書をすべて会計ソフトに入力することで、管理方法が効率的になります。

・領収書を適当に貼り付けても、入力後の管理が容易で、手間が少なくなります。

・一度保管した領収書は、再度確認する必要がなく、効率的に管理できます。

このように「入力」→「保管」の順序で領収書を管理することで、領収書の整理と管理が大幅に効率化されます。この方法を実践している方は、領収書をため込まず、頻繁に会計ソフトに入力する習慣が身につきます。「領収書を入力するまで保管できない」という管理方法により、領収書が山積みになる前にスムーズに処理を終えることが可能です。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法ができたことにより、領収書などの書類の管理方法が大きく変わることになりました。ここでは、電子帳簿保存法の概要も併せて、領収書の管理方法について解説します。

紙で受け取った領収書は、紙か電子データで保存する

紙で受け取った領収書の管理方法には、以下の二つの主な選択肢があります。領収書の管理方法を理解し、適切に実行することで、税務処理や帳簿の管理がスムーズになります。

紙のまま保存する管理方法

紙で受け取った領収書は、改正電子帳簿保存法の施行後も、紙のまま保存する管理方法が引き続き許可されています。領収書を紙のまま管理する場合は、適切な管理方法で保管する必要があります。具体的には、領収書を整理するためのファイリングシステムを用意し、領収書を日付順やカテゴリ別に分けて管理する方法が推奨されます。紙の領収書は、通常7年間保管する必要があり、この期間中に容易にアクセスできるように整理しておくことが重要です。

領収書の管理方法に関するおすすめ記事

電子帳簿保存法は以下の記事もおすすめです。
「電子帳簿保存法に対応してレシートを保存するには？ポイントを解説」

データで保存する管理方法

近年では電子レシートやデジタル領収書が一般的になり、これらの領収書は「電子取引データ」としてデータで保存する管理方法が義務付けられています。電子帳簿保存法に従い、電子データで受け取った領収書は、電子的な管理方法で保存しなければなりません。これには、メール添付で受け取った領収書やクラウドストレージに保存されたデータ、アプリで発行された電子レシートなどが含まれます。データで保存する際は、適切なファイル形式で保存し、データが容易に検索できるように管理することが重要です。

また、紙の領収書をデジタル化する際の管理方法もあります。スキャンして電子データとして保存する場合には、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」要件を満たすように管理する必要があります。スキャンした領収書のデータは、適切なファイル形式で保存し、情報が簡単に検索できるように整理することが求められます。

いずれの管理方法を選んでも、領収書の管理は一貫性を持って行うことが重要です。適切な管理方法を選び、領収書を効率よく保存することで、税務調査や帳簿の確認時にスムーズに対応できるようになります。

電子データで受け取った領収書は電子データで保存する

2022年1月1日から施行された電子帳簿保存法によって、電子データで受け取った領収書の管理方法が大きく変更されました。これにより、領収書を紙で保存する方法は2023年12月31日までの猶予期間が設けられ、それ以降は電子データとして保存することが義務付けられています。このため、法人や個人事業主を問わず、全ての事業者は領収書の電子データ管理方法を整備する必要があります。

領収書の管理方法に関する記事

「領収書の電子保存方法は？電子帳簿保存法における電子データやスキャナ保存を解説」

電子化された領収書は、電子データとしての保存が求められ、これにより領収書の管理方法が効率化されます。紙の領収書を電子データに変換することで、保管のスペースを削減し、領収書の検索や整理が簡単になります。特に、電子取引における領収書の保存方法を適切に管理することで、後からのチェックや税務調査の際にも迅速に対応できるようになります。この新しい管理方法に対応するためには、領収書の電子データ保存と管理方法をしっかりと整備しておくことが重要です。

SoVa税理士お探しガイド編集部

電子帳簿保存法の詳細は、国税庁の特設サイトをご覧ください。

【参考】そもそも電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、国税関連の帳簿や書類を電子データで保存する際の管理方法を定めた法律です。ここで言う「国税関係の帳簿」には、仕訳帳や総勘定元帳などが含まれ、「国税関係の書類」には決算書類や請求書、領収書が該当します。これらの領収書や書類の電子データ管理方法は、電子帳簿保存法に基づいて厳格に守る必要があります。

2024年1月1日からは、すべての電子取引に関するデータの保存が完全義務化されるため、領収書や書類の電子データ管理方法については特に注意が必要です。これにより、企業や個人事業主は、領収書の電子保存や管理方法を適切に整備しなければなりません。電子帳簿保存法の要件を満たすためには、領収書や関連書類のデジタル化、データ管理方法を見直し、確実に対応することが求められます。

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「電子帳簿保存法の概要が知りたい」

まとめ

領収書の管理方法は、経費処理や税務申告において極めて重要です。正確な領収書の管理方法を導入することで、領収書を効果的に活用し、経費の正確な把握や帳簿の整備がスムーズに行えます。領収書の管理方法には、紙の領収書を物理的に保管する方法と、電子データとして保存する方法があり、それぞれの領収書の管理方法には特有のポイントがあります。

紙の領収書の管理方法としては、領収書を整理してファイリングする方法が一般的です。この際、領収書を日付順やカテゴリごとに整理し、保管することで、後からの確認が容易になります。さらに、領収書の管理方法として、領収書に付随するメモや用途を記載しておくことで、後からの確認がスムーズになります。特に、光熱費や交通費など、事業とプライベートで区別が難しい領収書については、詳細なメモを付けておくと良いでしょう。

一方、電子領収書の管理方法では、電子帳簿保存法に従い、領収書を電子データとして保存する必要があります。メールやクラウドサービス、アプリを通じて受け取った電子領収書は、データ化して保存し、適切な管理方法で整理します。さらに、紙の領収書をスキャナでデータ化する際には、スキャナ保存要件を満たすことが求められます。

領収書の管理方法を徹底することで、経費管理が効率化し、税務申告や監査に対する準備が整います。領収書の保管と管理方法を正しく理解し、実践することで、ビジネスの運営がよりスムーズに進むことでしょう。