会社設立に必要な書類はどんなものがある？書き方について詳細解説！

会社設立をするにあたって、必要な書類はいくつか存在します。この必要な書類には、全ての会社で必要となる書類と、一定の条件に当てはまる場合にのみ必要となる書類の2つがあり、会社設立をするうえでその書類が必要となるのか、不必要なのかを把握しておくことが重要です。

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会社設立に必ず必要な書類

以下の書類は、会社設立を行う際に必ず必要になる書類です。したがって、会社設立を行う際は必ず作成するようにしましょう。ここでは、会社設立時に必要となる9種類の書類の詳細を解説していきます。

会社設立で必要な書類ガイド

会社設立で必要となる書類のテンプレートは法務局が公開している「こちら」を参考にしてください。

会社設立に必ず必要な書類①　登記申請書

株式会社設立登記申請書とは、法務局で会社設立をする際に必ず必要な書類です。この申請書とその他会社設立の必要書類を揃えて、法務局に提出します。

この申請書は、会社名（商号）や住所、代表者の必要情報など、会社設立に関する様々な情報を記載する必要がある書類となっています。
記載が必要な情報は以下の通りです。

会社設立で必要な書類に関連するおすすめ記事

会社設立で作成が必要な登記申請書の詳しい書類作成方法は以下のサイトを参考にしてください。
「株式会社設立登記申請書とは？書き方を解説（テンプレート付）」

① 商号と本店の所在地

会社名（商号）と本店の所在地を記入します。商号とは法人名のことを指し、本店の所在地は都道府県から始まり、「○丁目○番○号」まで詳しく記載する必要があります。

② 登記の事由

どのような理由で登記を行うのかを記入する必要があります。例えば「令和○年○月○日発起設立の手続終了」と記載します。

会社設立で必要な書類ガイド

この日付は、後述する「資本金の払い込みを証明する書面」を作成した日となります。

③ 登記すべき事項

本来は登記しなければならない具体的な事項を記載しますが、株式会社設立登記申請書では必要記載事項が多いため、「別紙のとおり」と記載します。

④ 課税標準の金額

課税標準の金額には、資本金の額を記入します。

⑤ 登録免許税の額

登録免許税は登記を行う際に必要な税金のことを指します。株式会社設立時の登録免許税は「資本金×0.7％」または「150,000円」のどちらか高い方になります。計算の結果、100円未満の端数は切り捨てます。

会社設立で必要な書類に関するポイント！

地方でのビジネス立ち上げを推進するため、産業競争力強化法に従って、市区町村が「創業支援等事業計画」を策定しています。この計画に基づいて、市区町村が地域の支援機関と連携して実施する「特定創業支援等事業」を受けた創業者は、会社設立時に登録免許税の軽減措置を享受することが可能になります。
詳しくは中小企業庁ホームページの「会社設立時の登録免許税の軽減について」を参考にしてください。

⑥ 添付書類

株式会社設立登記申請書に添付する書類の名前を記入します。

⑦ 申請の年月日

法務局に会社設立の申請をする日付を記入する必要があります。

⑧ 本店、代表者の氏名・住所・連絡先

本店の所在地、商号、代表者の住所、氏名、連絡先電話番号を記入します。代表者の氏名の横には登記所に提出した印鑑を押します。

会社設立で必要な書類に関する気をつけておきたい注意点

代理人が申請する場合は、代理人の氏名や住所も記載が必要です。

⑨ 登記所の表示

本店所在地を管轄する法務局名を記入します。

会社設立に必ず必要な書類②　登録免許税納付用台紙

登録免許税納付用台紙とは、株式会社の登記手続きを行う際に法務局に納付する免許税のための書類です。

この書類には、会社の名称、会社設立日、資本金の額などを記載し、会社設立時の資本金額に応じた免許税を納めます。

会社設立に必要な書類ガイド

郵便局または法務局に行き、登録免許税分の収入印紙を購入し、A4サイズの用紙の中央に貼り付ける必要があります。

会社設立で必要な書類に関連するおすすめ記事

会社設立に関する必要書類の概要は以下の記事がおすすめです。
「会社設立に必要な書類は全部で10種類！ 書き方や提出方法についてわかりやすく解説」

合わせて読みたい「会社の設立費用は経費にできるのか」に関するおすすめ記事

会社設立の費用は経費？経費の基礎から会社設立に税理士が必要な理由まで解説！

会社設立の費用と経費の関係について詳しく説明します。まずは、「経費とは何か？」という基本的なポイントから理解を深めましょう。

会社設立に必ず必要な書類③　定款

定款とは、会社設立時に発起人全員の同意を得て定める、企業の基本原則を記載した必要書類で、「会社の憲法」とも呼ばれます。会社設立をする際に必ず必要な書類です。

定款は、会社の名前（商号）、事業内容、住所などの必要情報に加えて、会社の運営指針となるさまざまな規則を記載する必要があります。以前は紙で作成するのが一般的でしたが、最近ではPDF形式で提出する電子定款も普及しています。

会社設立で必要な書類に関連する気をつけておきたい注意点

定款に記載が必要な事項は法律であらかじめ定められており、その記載必要な事項が漏れていると受理されないので注意が必要です。

会社設立で必要な書類に関連するおすすめ記事

定款に記載すべき必要事項の具体例などは以下の記事がおすすめです。
「会社設立に必須の定款とは？ 認証方法や記載事項について詳しく解説」

会社設立に必ず必要な書類④　払込証明書

払込証明書は、会社設立に伴い資本金が実際に払い込まれたことを証明する書類で、会社設立時の発行株式数や払込金額、日付などの必要情報が記載されている書類になります。会社の発起人名義の口座に出資者から資本金が振り込まれた際に、この証明書を作成する必要があります。

払込証明書が必要となるのは、「会社設立の登記申請を行う場合」と「資本金を増資して変更登記を行う場合」です。

会社設立する際には、法務局で法人登記申請の手続きを行う必要があります。その際に、払込証明書が求められます。

会社設立に必要な書類ガイド

法務局のウェブサイトでは、法人登記手続きに必要な書類として「払込があったことを証明する書面」として紹介されており、今回取り上げる払込証明書がそれに該当します。

払込証明書に加えて、銀行通帳のコピーや取引明細表も添付し、その他の必要書類と一緒に会社の本店所在地を管轄する法務局に提出する必要があります。

会社設立に必要な書類に関連する気をつけておきたい注意点

資本金の払い込みが記帳されている欄、表紙、そして個人情報が記載されている部分の3箇所をコピーし、「払い込みに関する事項」を記載した表紙をつけて製本します。製本する際には、各見開きページの綴じ部分に会社の実印で契印することを忘れないようにしましょう。

会社設立に必要な書類に関連するおすすめ記事

払込証明書に記載が必要な事項や、書き方については以下の記事が参考になるでしょう。
「会社設立に必要な払込証明書とは？作り方・テンプレートを紹介」

会社設立に必ず必要な書類⑤　印鑑届出書

印鑑届出書は、会社の代表者印を法務局に登録するための書類です。この登録は、個人の実印を市区町村に登録するのと同様の手続きです。印鑑届出書は、会社設立の登記手続きに必要になる書類になります。

代表取締役や合同会社の代表者など、会社に複数の代表者がいる場合、各代表者が個別に代表者印を届け出ることも、1名の代表者がまとめて届け出ることもできます。ただし、複数の代表者が印鑑を届け出る場合は、それぞれ異なる印鑑を使用し、各代表者ごとに印鑑届出書を作成する必要があります。

会社設立に必要な書類に関連するポイント！

代表者印は、銀行印や見積書、領収書などで使用する社印とは異なるものを用意する必要があります。
「会社設立に必要な印鑑届出書とはどういうもの？」

会社設立に必要な書類ガイド

印鑑届出書のテンプレートは法務局が公開している「印鑑届(改印)出書」を参照してください。

会社設立に必ず必要な書類⑥　「登記すべき事項」を保存したCD-RやDVD-R

登記すべき事項を記した書類やCD-Rは、「登記申請書」の別紙として扱われます。

一般的には、申請書とは別に紙や電磁的記録媒体（CD-RやDVD-R）で提出しますが、別紙にせず申請書に直接記載しても問題ありません。

かつては、登記すべき事項を「OCR用紙」として電子データで提出するのが主流でしたが、現在ではOCR用紙の配布が終了し、CD-Rでの提出が推奨されています。

会社設立に必要な書類の出典サイト

出典：法務省ホームページ「商業・法人登記申請における登記すべき事項を記録した電磁的記録媒体の提出について」

会社設立で場合によっては必要となる書類

ここまで、会社設立をすると必ず作成及び提出が必要な書類について解説しました。

ここからは、全ての会社で必ず必要になる書類ではなく、一部の会社では会社設立に伴って必要になる書類について解説していきます。

会社設立で場合によっては必要となる書類①　発起人の決定書

登記申請書に添付する書類の一つに「発起人の決定書」があります。この書類は、会社の本店所在地に関する決定を記録するものです。定款では本店所在地を最小行政区画までしか指定していないため、発起人の過半数の同意により具体的な住所（番地を含む）を決定します。この決定事項を「発起人の決定書」として作成し、タイトルとして「発起人の決定書」や「本店所在地決議書」などと記載します。

また、公告方法として電子公告を選んでいる場合は、サイトのアドレスも決定する必要があるため、その情報も発起人の決定書に記載します。

会社設立に必要な書類に関連する気をつけておきたい注意点

もし定款で既に番地を含む住所が特定されている場合は、発起人の決定書は必要ありません。

会社設立に必要な書類に関連するおすすめ記事

会社設立に必要な書類の1つである「発起人の決定書」については以下の記事が参考になるでしょう。
「「発起人の決定書」「就任承諾書」とは　～いよいよ登記。必要書類を準備しよう～」

会社設立で場合によっては必要となる書類②　代表取締役・取締役・監査役の就任承諾書

就任承諾書とは、会社の役員に就任することを承認するための書類です。役員は会社から任命されるため、その就任には承諾が必要です。

この書類は会社設立の際に法務局に提出する設立登記申請書に添付します。ただし、定款に会社設立時の取締役や代表取締役の選任に関する記載があり、さらにこれらの役員が発起人である場合には、就任承諾書を作成する必要はありません。

もし就任承諾書を作成しない場合は、法務局に提出する設立登記申請書の「設立時取締役及び設立時代表取締役の就任承諾書」欄に、「設立時取締役及び設立時代表取締役の就任承諾書は定款の記載を参照する」と記載します。

会社設立に必要な書類に関連するおすすめ記事

会社設立時に作成する就任承諾書の具体的な書き方を解説した以下のサイトがおすすめです。
「就任承諾書とその書き方」

代表取締役の就任承諾書

取締役会を設置していない会社では、取締役が代表取締役も兼任していると考えてください（つまり、全ての取締役が代表権を持つ場合があります）。

株主総会で取締役を選任した場合は、「就任承諾書」が必要です。さらに、就任の意思を証明するために、印鑑証明書の添付が原則として求められます。

会社設立に必要な書類に関連するポイント！

「設立時代表取締役選定決議書」において、選任された代表取締役が就任を承諾する旨を記載し、かつその代表取締役が発起人として実印を押印している場合は、代表取締役の「就任承諾書」の作成は不要です。

それ以外の場合には、代表取締役の「就任承諾書」を作成する必要があります。

取締役の就任承諾書

各取締役の就任承諾書は、取締役の人数分作成します。ただし、取締役の「就任承諾書」は会社設立の登記申請において必須ではありません。

会社設立に必要な書類に関連するポイント！

発起人がそのまま取締役に就任する場合は、「就任承諾書」の作成は不要です。これは、定款に発起人の記名押印があるためです。
一方で、発起人ではない人物が取締役に就任する場合は、「就任承諾書」が必要です。

発起人以外の取締役については、取締役1名につき1枚の「就任承諾書」が必要となり、最終的には取締役の人数分用意します。

監査役の就任承諾書

監査役の就任承諾書は、監査役としての就任を承認するための書類です。監査役を設置しない場合には、この書類は必要ありません。

会社設立に必要な書類に関連するポイント！

合同会社で複数の社員の中から互選によって代表社員を選ぶ場合、代表社員就任承諾書が必要です。この書類は、選ばれた代表社員がその役職に就任することを承認したことを証明するためのものです。
「就任承諾書の書き方は？作成する際の注意点も解説」

会社設立で場合によっては必要となる書類③　取締役全員の印鑑証明書

取締役会を置かない会社の場合、取締役全員の印鑑証明書を他の会社設立登記の必要書類とともに提出しなくてはなりません。取締役会を置いている場合は、代表取締役の印鑑証明書のみの添付となります。

ここまで会社設立を行うにあたって、必要となる書類について紹介してきました。これらの会社設立に必要な書類には署名及び捺印が必要なもの書類ばかりなのが現状です。そこで、「署名は誰の署名が必要なのか？」「印鑑は会社のものが必要なのか？」などの疑問が生じてくるかもしれません。以下では、署名捺印と印鑑について会社設立に必要な書類ごとにまとめましたので、不安な場合は是非参考にしてみてください。

ここまで紹介した会社設立で必要な書類及び提出物のうち、「定款」と「発起人の決定書」は発起人の署名捺印が、各就任承諾書では各人の署名捺印が必要です。それ以外の署名捺印は代表取締役が行います。「登記申請書」「資本金の払込証明書」の2つには会社の実印、それ以外の書類には個人の実印を使います。なお「登録免許税納付用台紙」「登記すべき事項を保存したCD-R」「取締役全員の印鑑証明」に署名捺印は不要です。

会社設立に必要な書類に関連するおすすめ記事

会社設立で必要になる書類を網羅的にまとめた記事は以下のものがおすすめです。
「2024年版！会社設立の登記で必要書類12種類・簡単リスト付き」

まとめ

今回は会社設立で必要な書類について網羅的に解説していきました。
全ての書類が会社設立に伴って必要となるわけではないため、自分の会社には必要な書類なのか、不必要な書類なのか、判断できるようにしましょう。