税理士変更するときに引継ぐべき事項は？引継ぎ手続きの手順も解説！

税理士を変更する際には、多くの注意点がありますが、最も重要なのは過去の会計データの適切な引き継ぎです。このプロセスを怠ると、新しい税理士がスムーズに業務を開始することが難しくなり、税務上の問題が発生するリスクも高まります。

本記事では、税理士の変更で必要とされる会計データの種類、それらのデータを効率的に新しい税理士へ引き継ぎ方、そして万が一データの引き継ぎがスムーズに行かない場合の対処法について詳しく解説します。
特に引き継ぎ資料については詳細に解説していますので、税理士の変更を考えている方や、今まさに税理士の変更・引き継ぎを行おうとしている方におすすめの記事です。

税理士の変更に会計データの引き継ぎは必要か

税理士を変更する際には、以前の税理士が使用していた会計データの引き継ぎが非常に重要です。このデータには過去の財務諸表や税務申告書、日々の取引の記録などが含まれ、新しい税理士がスムーズに業務を開始できるための基盤となります。

また、会計データを引き継ぎを行うことで、税務調査の際の対応が円滑に行われやすくなりますし、財務状況の正確な把握が可能になるため、効率的な経営計画を立てることができます。
税理士の変更は、単に担当者を交代するだけでなく、重要な会計情報の適切な管理と継続を保証する行為でもあるため、変更前の前任税理士からのデータ引き継ぎが不可欠です。
会計データの引き継ぎが十分に行われないと、税務署への役所手続きだけでなく会社経営にも悪影響を及ぼす可能性があります。

そのため、税理士を変更する際には、変更前の税理士との間でしっかりとしたデータの引き継ぎを行うことが非常に重要です。

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変更前の税理士から会計データを引き継ぐことは可能？

税理士を変更する際に、会計データの引き継ぎは非常に重要です。変更後の新しい税理士と契約を結ぶ時、変更後の税理士は、通常、必要な会計データが記載されたリストを渡します。
このリストには、過去の財務諸表や税務申告書、経理の記録などが含まれており、変更後の新しい税理士が仕事をスムーズに始められるようにします。

このデータを変更前の税理士に依頼すると、彼らは通常、整理された必要な情報を返却してくれ、変更後の税理士に引き継ぎができます。。これにより会計データを引き継いだ後任の税理士はすぐに以前の財務状況や税務の履歴を理解でき、クライアントに対して一貫した質の高いサービスを提供できるようになります。

だからこそ、税理士を変更するときは、しっかりとした会計データの引き継ぎや情報の引き継ぎが行われることが大切です。

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税理士変更の際に引き継ぎすべき会計データとは？

税理士を変更する前に、全ての重要書類を準備しておくことが大切です。
主な必要書類には以下のようなものがあります。

・決算報告書
・届出書・申請書
・会計書類
・その他の書類

これらの書類は通常、社内で保管されていますが、税理士が保持していることもあるため、見つからない場合は早めに連絡を取り、取り寄せるようにしましょう。

ただし、税理士からしてみるとクライアントの喪失になることから、前任の税理士によっては会計データや資料の引き継ぎをスムーズに行ってくれない可能性があります。
そのような場合には「税理士を変えるために書類が必要だ」と直接言うのではなく、「会計を勉強している」「過去のデータや書類を確認したい」などと伝えて書類を送ってもらいましょう。

決算報告書

顧問税理士がいる場合、決算に関する様々な申告書は税理士が作成します。これには以下が含まれます。

・法人税の確定申告書
・都道府県民税、市町村税の申告書
・消費税の申告書
・償却資産税の申告書あ
・年末調整関連書類
・決算書など

最新の2年分を用意し、新しい税理士への引き継ぎを行います。

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届出書・申請書

設立から長い期間が経過している、あるいは本社の移転や社屋の建て替えがあった場合、必要な書類を見つけるのが難しいかもしれません。以下の書類も引き継ぎが必要です。

・法人設立届
・青色申告の承認申請書
・棚卸資産、減価償却方法、為替換算方法の届出書
・消費税関連の届出書
・給与支払事務所の開設届出書
・源泉所得税の納期の特例承認申請書など

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会計書類

日々の会計処理を含むデータ入力を税理士に依頼していた場合は、必要な会計データをすべて取得します。自社で会計ソフトを使用して入力している場合は、以下のデータと証票類を抽出します。

・請求書・領収書などの証票類
・仕訳帳
・総勘定元帳
・試算表など

その他の書類

上記の書類に加えて、以下も引き継ぎのために用意する必要があります。

・登記事項証明書（履歴事項全部証明書・登記簿謄本など）
・定款（原始定款・変更がある場合は変更登記申請書など）

登記事項証明書は法務局で入手可能です。定款が手元にない場合は、手続きを行った司法書士や行政書士に確認しましょう。履歴事項全部証明書にはシステムの関係で一部省略されている内容があるため、注意が必要です。

これらの書類も、新しい税理士からの要望があれば準備が必要です。打ち合わせ時に確認することが大切です。

税理士変更時の引き継ぎ事項に関する注意点

税理士変更の際に引き継ぎが必要な書類に関しては、上記の通り決して少なくはありません。引き継ぎ資料や引き継ぎデータの多さに面倒さを感じて後回しにしがちです。
しかしながら、引き継ぎ資料の準備を怠ると税理士変更がうまくいかず、結果として事業に悪影響が生じてしまうことになります。税理士の変更をスムーズに進めるためにもしっかりと引き継ぎ資料を準備するようにしましょう。

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変更後の税理士が異なる会計ソフトを使用しても、会計データの引き継ぎは必要

税理士を変更する際、使用していた会計ソフトが変わることもあります。同じソフトを利用している場合はデータの引き継ぎがスムーズに行われますが、異なる会計ソフトを使用する場合でも問題ありません。CSV形式などの汎用ファイル形式にデータを変換すれば、新しいソフトでも簡単にインポートできることが多いです。

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変更時に引き継ぎ資料を全てデータにできない場合の対処法

税務署へ提出した書類など、紙の形式で保持されているものがある場合は、そのままの形式で新しい税理士に引き継ぎを行うことができます。

可能であれば、スキャンしてPDFファイルに変換することで、紙の書類をデジタル化し、保管に必要なスペースを節約することが可能です。

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税理士変更時に会社内に会計データがない場合

記帳を含む日々の会計処理を自社で行っている場合、税理士変更時にほとんどの会計データは自社で用意できます。しかし、記帳業務を税理士に全面的に依頼していた場合は、細部にわたるデータを変更前の税理士から引き継ぎを受ける必要があります。

場合によっては、契約解除に不快感を示し、会計データの引き継ぎを渋る税理士もいるかもしれません。しかし、会計データは会社が所有するものであり、引き継ぎ要求されたら税理士は速やかにこれを会社に引き継ぎを行う義務があります。

この点をきちんと理解し、データの引き継ぎを拒む税理士には断固として対応を求めましょう。それでも引き継ぎに応じてくれない場合は、税理士会に相談するなどの対策を考えるのが良いでしょう。

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まとめ

税理士を変更する際は、過去の会計データのスムーズな引き継ぎが非常に重要です。データ引き継ぎには、決算報告書、届出書、申請書、会計書類、その他の法的文書などが含まれ、これらは通常社内に保管されているか税理士が保持しています。引き継ぎデータの準備が整っていれば、新しい税理士は迅速に財務状況を理解し、一貫した質の高いサービスを提供できるようになります。

また、会計ソフトが変更になる場合も、異なるソフト間でのデータ転送が可能です。このためには、データを汎用的なフォーマット（例えばCSV形式）に変換し、新しいソフトへのインポートを行います。紙ベースの重要書類がある場合は、スキャンしてデジタル化することも検討すると良いでしょう。

変更前の税理士との円滑な引き継ぎを確保するためには、適切なコミュニケーションが必要です。データ引き継ぎを渋る税理士がいる場合は、断固として対応を求め、必要であれば税理士会への相談も検討します。

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